Cosa significa essere Space admin

Come Space admin, hai il controllo completo su uno Space: i suoi membri, le sue impostazioni, la sua classificazione di sicurezza e tutto ciò che contiene. È un accesso considerevole, e gran parte del rischio riguarda chi lasci entrare, più che cosa configuri.

Cosa puoi fare

Accesso e membri

• Invitare e rimuovere membri.
• Assegnare i ruoli dei membri — Admin, Editor o Viewer.
• Vedere ogni membro attuale e il suo ruolo.

Impostazioni e configurazione

• Abilitare o disabilitare Insights per singoli assistenti, il che salva le interazioni degli utenti e permette a editor e admin dello Space di vedere la cronologia completa delle domande poste.
• Configurare una politica di conservazione dei dati per singoli assistenti.
• Gestire le fonti di conoscenza collegate allo Space.
• Gestire le impostazioni proprie dello Space — nome, descrizione e preferenze.

In cosa differisce da un Admin dell’organizzazione

L’autorità di uno Space admin si ferma ai confini del proprio Space. Un Admin dell’organizzazione, al contrario, ha autorità su ogni Space, ogni utente e ogni impostazione a livello di organizzazione. Vedi Ruoli in Intric per il confronto completo.

Responsabilità e rischi

Rifletti attentamente prima di aggiungere membri

Quando inviti qualcuno, questa persona ottiene accesso a ogni file nella conoscenza dello Space, al prompt e agli allegati di ogni assistente, e — se Insights è abilitato — alla cronologia completa delle domande e conversazioni di tutti. Verifica cosa contiene già lo Space prima di aggiungere qualcuno, e invita solo persone con un’effettiva necessità.

Impostazioni che riguardano la privacy

Insights, quando abilitato, salva le interazioni degli utenti oltre alla registrazione standard e le rende visibili ad altri editor e admin dello Space. Le impostazioni di conservazione dei dati controllano per quanto tempo i messaggi vengono archiviati prima dell’eliminazione automatica, e si applicano solo ai messaggi — non ai file o ad altri dati.

Modificare la classificazione di sicurezza

Modificare la classificazione di sicurezza di uno Space può rendere immediatamente non disponibili alcuni modelli o tool per gli assistenti che ne dipendevano. Verifica le risorse interessate prima di confermare una modifica.

Azioni che richiedono un ruolo superiore

Alcune azioni — modifiche alle policy a livello di organizzazione, creazione o riordino delle classificazioni di sicurezza, gestione della fatturazione — spettano a un Admin dell’organizzazione piuttosto che a uno Space admin, indipendentemente da quanto controllo tu abbia sul tuo Space.

Buone pratiche

• Concedi il ruolo minimo di cui un membro ha effettivamente bisogno.
• Rivedi periodicamente l’elenco dei membri e le impostazioni, non solo al momento della configurazione iniziale.
• Stabilisci linee guida chiare su cosa può e non può essere condiviso nel tuo Space.
• Coordinati con gli amministratori della tua organizzazione su tutto ciò che riguarda la conformità.