Was es bedeutet, Space-Admin zu sein

Als Space-Admin hast du die volle Kontrolle über einen Space: seine Mitglieder, seine Einstellungen, seine Sicherheitsklassifizierung und alles, was darin liegt. Das ist beträchtlicher Zugriff, und das größte Risiko dabei liegt weniger in dem, was du konfigurierst, als darin, wen du hineinlässt.

Was du tun kannst

Zugriff und Mitglieder

• Mitglieder einladen und entfernen.
• Mitgliederrollen zuweisen — Admin, Editor oder Viewer.
• Alle aktuellen Mitglieder und ihre Rolle einsehen.

Einstellungen und Konfiguration

• Insights für einzelne Assistenten aktivieren oder deaktivieren – das speichert Nutzerinteraktionen und lässt Space-Editoren und -Admins den vollständigen Verlauf der gestellten Fragen einsehen.
• Eine Datenspeicherungsrichtlinie für einzelne Assistenten konfigurieren.
• Die mit dem Space verbundenen Wissensquellen verwalten.
• Die eigenen Einstellungen des Space verwalten — Name, Beschreibung und Präferenzen.

Der Unterschied zu einem Organisations-Admin

Die Befugnisse eines Space-Admins enden an der Grenze des eigenen Space. Ein Organisations-Admin hat dagegen Befugnisse über jeden Space, jeden Nutzer und jede organisationsweite Einstellung. Den vollständigen Vergleich findest du unter Rollen in Intric.

Verantwortlichkeiten und Risiken

Überlege genau, bevor du Mitglieder hinzufügst

Lädst du jemanden ein, erhält diese Person Zugriff auf jede Datei im Wissen des Space, auf Prompt und Anhänge jedes Assistenten und – falls Insights aktiviert ist – auf den vollständigen Verlauf aller Fragen und Gespräche. Prüfe, was bereits vorhanden ist, bevor du jemanden hinzufügst, und lade nur Personen mit echtem Bedarf ein.

Einstellungen mit Auswirkung auf die Privatsphäre

Insights speichert, wenn aktiviert, Nutzerinteraktionen über die Standardprotokollierung hinaus und macht sie für andere Space-Editoren und -Admins sichtbar. Die Einstellungen zur Datenspeicherung bestimmen, wie lange Nachrichten vor der automatischen Löschung aufbewahrt werden – das gilt nur für Nachrichten, nicht für Dateien oder andere Daten.

Die Sicherheitsklassifizierung ändern

Änderst du die Sicherheitsklassifizierung eines Space, können dadurch sofort Modelle oder Tools für Assistenten wegfallen, die sich darauf verlassen haben. Prüfe die betroffenen Ressourcen, bevor du eine Änderung bestätigst.

Aktionen, die eine höhere Rolle erfordern

Manche Aktionen – organisationsweite Richtlinienänderungen, das Erstellen oder Neuordnen von Sicherheitsklassifizierungen, die Verwaltung der Abrechnung – liegen bei einem Organisations-Admin, nicht bei einem Space-Admin, egal wie viel Kontrolle du über deinen eigenen Space hast.

Bewährte Praxis

• Vergib nur die Mindestrolle, die ein Mitglied tatsächlich braucht.
• Prüfe Mitgliederliste und Einstellungen regelmäßig, nicht nur bei der Einrichtung.
• Lege klare Richtlinien fest, was in deinem Space geteilt werden darf und was nicht.
• Stimme dich bei allem, was Compliance betrifft, mit den Administratoren deiner Organisation ab.