Spaces strukturieren

Es gibt keine universell richtige Art, eine Organisation in Spaces zu unterteilen, denn die relevanten Grenzen ergeben sich daraus, wie ihr tatsächlich arbeitet. Eine gute Struktur macht sofort klar, wo etwas hingehört, und hält Zugriffsentscheidungen einfach.

Was eine gute Struktur bewirkt

Eine durchdachte Struktur schafft Klarheit, unterstützt die Zusammenarbeit und macht es leicht, den richtigen Assistenten oder das richtige Dokument zu finden. Eine unüberlegte Struktur lässt Menschen im Unklaren, wo sie suchen sollen, oder zwingt dich dazu, sicherheitshalber alle zu allem einzuladen.

Drei Strategien

Nach Team oder Abteilung

Jeder Space entspricht einer Abteilung – Sozialdienst, Finanzen, HR. Teammitglieder erhalten Rollen entsprechend ihrer Aufgaben. Passt zu klar abgegrenzten Teams mit stabilen Arbeitsabläufen.

Nach Projekt oder Initiative

Jeder Space entspricht einem bestimmten Projekt. Personen aus verschiedenen Abteilungen arbeiten darin zusammen, ohne Zugriff auf die übrigen Daten der Organisation zu erhalten. Passt zu zeitlich begrenzten Projekten und abteilungsübergreifender Arbeit.

Nach Funktion

Spaces sind um einen bestimmten funktionalen Bedarf herum organisiert – eine gemeinsame Wissensbasis, eine übergreifende Richtlinienbibliothek – statt um ein Team. Passt zu Situationen, in denen mehrere Gruppen dasselbe Wissen und dieselben Tools brauchen, aber unterschiedliche Rollen haben.

Strategien kombinieren

Diese Strategien schließen sich nicht gegenseitig aus. Ein abteilungsbasierter Space kann neben einer Handvoll Projekt-Spaces bestehen, die Mitglieder aus mehreren Abteilungen gleichzeitig zusammenbringen. Wähle die Kombination, die zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen deiner Organisation passt.

Anzeichen, dass deine Struktur überarbeitet werden sollte

• Ein Space sammelt immer neue, unzusammenhängende Zwecke an, die als eigener Space klarer wären.
• Personen werden „sicherheitshalber” zu einem Space hinzugefügt, statt weil sie brauchen, was darin liegt.
• Dasselbe Wissen ist über mehrere Spaces verteilt dupliziert, weil es keinen natürlichen Ort gibt, an dem es einmal zentral liegen könnte.