Was es bedeutet, Space-Admin zu sein

Als Space-Admin in Intric hast du die vollständige Kontrolle über einen Arbeitsbereich, in dem du und dein Team mithilfe von KI zusammenarbeiten können. Diese Rolle gibt dir weitreichende Berechtigungen zur Verwaltung von Inhalten und Zugriffen, bringt aber auch wichtige Verantwortlichkeiten zum Schutz sensibler Informationen mit sich.

Was du als Space-Admin tun kannst

Zugriff und Benutzerverwaltung

• Benutzer einladen und entfernen aus deinem Space
• Benutzerrollen zuweisen, um die Berechtigungen der Mitglieder zu steuern (Admin, Editor oder Viewer)
• Alle Mitglieder und ihre aktuellen Berechtigungen einsehen

Einstellungen und Konfiguration

• Insights für Assistenten aktivieren oder deaktivieren, wodurch Benutzerinteraktionen gespeichert werden und Space-Editoren sowie Admins die vollständige Verlaufshistorie aller Benutzerfragen einsehen können (über die standardmäßige Protokollierung hinaus)
• Nachrichtenaufbewahrungsrichtlinien für einzelne Assistenten konfigurieren, um zu steuern, wie lange Nachrichten gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden
• Integrierte Wissensquellen verwalten, die mit der Wissensbasis des Space verbunden sind
• Dateien und Dokumente verwalten, die in den Space hochgeladen wurden
• Space-Einstellungen konfigurieren, einschließlich Name, Beschreibung und Präferenzen

Wichtige Verantwortlichkeiten und Risiken

Überlege sorgfältig, bevor du Benutzer einlädst

Wenn du jemanden zu einem Space einlädst, erhält diese Person Zugriff auf:

• Dateien und Dokumente, die in das Wissen hochgeladen wurden
• Den Prompt des Assistenten und alle Anhänge
• Insights-Daten (falls aktiviert), einschließlich der vollständigen Verlaufshistorie aller Benutzerfragen und Konversationen mit Assistenten

Vor der Einladung: Prüfe den vorhandenen Inhalt und stelle sicher, dass er für das neue Mitglied geeignet ist. Lade nur Benutzer ein, die einen berechtigten Bedarf haben.

Überlegungen zu sensiblen Daten

Achte darauf, was in deinem Space geteilt wird:

• Personenbezogene Daten (PII)
• Vertrauliche Geschäftsdaten oder Betriebsgeheimnisse
• Sicherheits-Credentials oder Zugriffstoken
• Regulatorisch geschützte Informationen (DSGVO usw.)

Denke daran: Sobald Informationen geteilt wurden, kannst du nicht kontrollieren, was Benutzer außerhalb der Plattform damit tun. Das Entfernen eines Benutzers löscht nicht sein Wissen über das Gesehene.

Einstellungen, die sich auf den Datenschutz auswirken

• Insights: Wenn aktiviert, werden Benutzerinteraktionen mit Assistenten gespeichert und für Space-Editoren sowie Admins sichtbar gemacht. Dadurch werden zusätzliche Daten über die Standardprotokollierung hinaus erfasst und individuelle Benutzeraktivitäten mit anderen Mitgliedern geteilt. Hinweis: Nur Space-Admins können diese Einstellung aktivieren oder deaktivieren.
• Nachrichtenaufbewahrung: Konfiguriere pro Assistent, wie lange Nachrichten gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Kürzere Aufbewahrungszeiträume reduzieren das Risiko, können aber die Zusammenarbeit und Referenzierbarkeit beeinträchtigen. Diese Einstellung gilt nur für Nachrichten, nicht für Dateien oder andere Daten.

Best Practices

1. Least-Privilege-Prinzip anwenden: Lade nur Benutzer ein, die Zugriff benötigen, und weise die minimal erforderliche Rolle zu
2. Einstellungen regelmäßig überprüfen: Stelle sicher, dass die Nachrichtenaufbewahrungs- und Insights-Einstellungen deinen Anforderungen entsprechen
3. Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen: Aktualisiere deine Mitgliederliste regelmäßig
4. Klare Richtlinien festlegen: Kommuniziere, was geteilt werden darf und was nicht
5. Mit der IT koordinieren: Stelle die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher