Leitfaden zur Installation und Konfiguration

Dieser Leitfaden führt dich durch die komplette Einrichtung des Intranet-Crawlers – von der ersten Konfiguration bis zur Freischaltung des Tools für deine Assistenten. Du benötigst Admin-Rechte in Intric und arbeitest typischerweise mit IT oder Intranet-Verantwortlichen zusammen.

Einen Überblick über Funktionen und Sicherheit findest du im folgenden Artikel.

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Intranet-Crawler

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Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher:

• Du hast Admin-Berechtigungen in deinem Intric-Tenant
• Das MCP-Modul ist für deinen Tenant aktiviert
• Ihr wisst, welche Intranetinhalte indexiert werden sollen
• Ihr habt ein Dienstkonto mit passenden Rechten auf dem Intranet angelegt oder ausgewählt
• Euer Intranet ist per HTTPS erreichbar
• Du verstehst die Authentifizierungsanforderungen eures Intranets

Schritt 1: MCP-Server-Eintrag anlegen

Öffne den Bereich MCP-Server in der Intric-Administration.

Klicke auf Erstellen und gib einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. „Firmen-Intranet-Crawler“ oder „Handbuchsuche“.

Der Eintrag wird angelegt. Anschließend konfigurierst du die Verbindungsdaten.

Schritt 2: Server-URL und Authentifizierung

Bearbeite den neuen Server und trage Folgendes ein:

Server-URL

Gib die HTTPS-Endpunkt-URL des Intranet-Crawler-Dienstes ein. Intric liefert diese URL während der Einrichtung.

Beispiel: https://crawler.yourcompany.intric.app/mcp

Authentifizierung

Wähle API-Schlüssel als Authentifizierungsart.

Trage den API-Schlüssel ein, der bei der Bereitstellung des Crawler-Dienstes erzeugt wurde. Er authentifiziert Intrics Aufrufe beim Crawler und wird verschlüsselt gespeichert.

Hinweis zur Sicherheit: Bewahre den Schlüssel sicher auf. Nach dem Speichern ist er in der Oberfläche nicht mehr sichtbar; es wird nur angezeigt, ob ein Schlüssel hinterlegt ist.

Beschreibung (optional)

Ergänze eine Beschreibung für andere Admins, z. B.:

„Indexiert Mitarbeiterhandbuch, HR-Richtlinien und IT-Dokumentation aus dem internen Intranet.“

Speichere die Konfiguration. Intric erkennt automatisch die Funktionen Search Intranet und Correct Intranet (so in der Plattform benannt).

Schritt 3: Crawl-Ziele konfigurieren

Crawl-Ziele legen fest, welche Seiten der Crawler besuchen und indexieren soll.

Öffne in der MCP-Server-Konfiguration den Abschnitt Crawl targets.

Füge URLs für jeden zu indexierenden Bereich hinzu. Pro Ziel gibst du an:

• URL — Startpunkt des Crawls (z. B. https://intranet.yourcompany.com/handbook)
• Crawl depth (optional) — Wie viele Link-Ebenen vom Start aus verfolgt werden
• URL patterns (optional) — Muster zum Ein- oder Ausschließen von URLs

Beispiel:

URL: https://intranet.yourcompany.com/handbook
Depth: 2
Include patterns: /handbook/*, /policies/*
Exclude patterns: /archive/*, /draft/*

Damit werden Handbuch und verlinkte Policy-Seiten indexiert, Archiv und Entwürfe übersprungen.

Schritt 4: Authentifizierung für den Crawler

Der Crawler braucht Zugangsdaten für euer Intranet. Die Konfiguration hängt von der Authentifizierungsmethode ab.

Basis-Authentifizierung oder Formular-Login

Trage Benutzername und Passwort des Dienstkontos ein.

Wichtig: Lege fest, welches Dienstkonto genutzt wird. Es muss haben:

• Zugriff auf alle zu indexierenden Inhalte
• Keinen Zugriff auf Inhalte, die geschützt bleiben sollen
• Ein starkes, einzigartiges Passwort
• Passendes Audit-Logging

Mehrstufige Authentifizierung

Erfordert euer Intranet mehrere Schritte (z. B. Passwort und Sicherheitsfrage), arbeitet ihr mit dem technischen Team von Intric an dem Flow.

Bereitstellen:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Login
• Sicherheitsfragen und Antworten
• Informationen zu Session-Timeouts

Hinweis: Abläufe mit CAPTCHA oder gerätebasierter Zwei-Faktor-Authentifizierung werden derzeit nicht unterstützt.

SSO oder OAuth

Nutzt euer Intranet Single Sign-On oder OAuth, wende dich für die passende Konfiguration an den Intric-Support.

Schritt 5: Dokumentextraktion

Der Crawler kann verschiedene Dateitypen auf dem Intranet auslesen und indexieren.

Unter Document extraction legst du fest:

• Supported file types — PDF, Word, Excel usw.
• Maximum file size — Größere Dateien werden übersprungen
• Text extraction method — Verarbeitung je Dateityp

Empfohlene Einstellungen:

Supported types: PDF, DOCX, XLSX, TXT
Maximum size: 10 MB
Extract text from: Body content, document metadata, embedded text

Schritt 6: Crawl-Zeitplan

Lege fest, wie oft der Crawler neu indexiert.

Standard ist einmal täglich (02:00 UTC), passend für viele Organisationen. Passe an nach:

• Wie oft sich Inhalte ändern
• Systemlast
• Größe des Intranets

Beispiele:

• Statische Inhalte (Handbücher, Policies): einmal pro Woche
• Regelmäßig aktualisierte Inhalte (News): einmal täglich
• Sehr dynamische Inhalte: Prüfe, ob der Crawler das richtige Tool ist

Rate limiting: Der Crawler drosselt Anfragen, um euer Intranet nicht zu überlasten. Prüfe die Standardwerte und passe sie an eure Infrastruktur an.

Schritt 7: Konfiguration testen

Vor dem produktiven Einsatz:

1. Klicke auf Validate connection, um Erreichbarkeit und Authentifizierung zu prüfen
2. Prüfe den Verbindungsstatus:
   • OK — Konfiguration passt
   • Unauthorized — Dienstkonto prüfen
   • Failed — URL und Netzwerk prüfen
3. Starte einen manuellen Test-Crawl zur Inhaltsextraktion
4. Sieh dir die Crawl-Logs an
5. Achte auf Auth- oder Berechtigungsfehler

Schritt 8: Tool für den Tenant aktivieren

Wenn alles getestet ist:

1. Öffne den Bereich Tools in der Administration
2. Finde den Intranet-Crawler in der Liste
3. Aktiviere ihn für euren Tenant
4. Konfiguriere bei Bedarf die Sicherheitsklassifizierung

Das Tool kann in Assistenten genutzt werden.

Schritt 9: Tool an Assistenten anbinden

Damit Nutzer den Crawler nutzen können:

1. Öffne oder erstelle einen Assistenten in einem Space
2. Öffne die Tools-Konfiguration des Assistenten
3. Füge den Intranet-Crawler hinzu
4. Speichere den Assistenten

Nutzer können den Assistenten nun bitten, Intranetinhalte zu durchsuchen.

Korrekturen verwalten

Wenn Nutzer Korrekturen vorschlagen:

1. Die Vorschläge erscheinen im Admin-Bereich Intranet corrections
2. Prüfe jeden Vorschlag
3. Optionen:
   • Accept — wie eingereicht übernehmen
   • Modify — vor dem Übernehmen bearbeiten
   • Reject — ablehnen, optional mit Rückmeldung

Akzeptierte Korrekturen gehen im nächsten Crawl-Zyklus in den Suchindex ein.

Sicherheit – Best Practices

Dienstkonto

• Eigenes Konto nur für den Crawler
• Minimal notwendige Rechte
• Starkes, einzigartiges Passwort
• Audit-Logging aktivieren
• Zugriff regelmäßig prüfen

Inhaltsumfang

• Bewusst wählen, welche Bereiche indexiert werden
• Sensible HR-, Finanz- oder vertrauliche Projektdaten ausschließen
• URL-Muster für freigegebene Bereiche nutzen
• Indexierte Inhalte regelmäßig prüfen

Zugriffskontrolle

• Sicherheitsklassifizierung für den Intranet-Crawler setzen
• Wenige Assistenten mit Crawler-Zugang
• Ggf. spezialisierte Assistenten für sensible Bereiche
• Space-Berechtigungen für Nutzer intranet-fähiger Assistenten

Fehlerbehebung

Problem	Lösung
”Server URL is not set”	MCP-Server bearbeiten und gültige HTTPS-URL eintragen
”Unauthorized” bei Validierung	Dienstkonto und Rechte prüfen
Keine Suchtreffer	Crawl-Logs prüfen; Crawl-Ziele prüfen
Authentifizierung schlägt fehl	Mehrstufigen Flow und Session-Timeouts prüfen
Crawl zu langsam	Crawl-Tiefe oder URL-Muster einschränken; Rate limiting anpassen
Falsche Inhalte indexiert	Include/Exclude-Muster verfeinern; Dienstkonto prüfen
Korrekturen fehlen	Correct Intranet aktivieren; Nutzerrechte prüfen

Hilfe

Bei Problemen oder komplexer Authentifizierung kontaktiere den Intric-Support mit:

• Tenant-Name
• Name des MCP-Servers
• Screenshots von Fehlermeldungen
• Ausschnitten aus Crawl-Logs (falls zutreffend)
• Beschreibung der Intranet-Authentifizierung