Unterhaltungen · 1 Min. Lesezeit
Aufbewahrungsrichtlinie
Wie die automatische Löschung von Unterhaltungsdaten funktioniert, welche Zeiträume möglich sind, und wie organisationsweite Obergrenzen mit assistentenspezifischen Einstellungen zusammenwirken.
Eine Aufbewahrungsrichtlinie löscht Unterhaltungsdaten automatisch, sobald sie ein festgelegtes Alter erreichen. Sie ist der Mechanismus hinter der assistentenspezifischen Dateneinstellung ebenso wie hinter jeder organisationsweiten Obergrenze, die ein Administrator festlegt.
Warum es Aufbewahrungsrichtlinien gibt
Abschnitt betitelt „Warum es Aufbewahrungsrichtlinien gibt“Die automatische Löschung hilft dir, die Privatsphäre der Nutzer zu schützen, Datenschutzanforderungen zu erfüllen und personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren, als deine Organisation sie tatsächlich braucht.
Wo die Aufbewahrung festgelegt wird
Abschnitt betitelt „Wo die Aufbewahrung festgelegt wird“Bei einem Assistenten
Abschnitt betitelt „Bei einem Assistenten“Jeder Assistent kann eine eigene Aufbewahrungsfrist haben, die in seinen Dateneinstellungen festgelegt wird. Siehe Daten.
Organisationsweit
Abschnitt betitelt „Organisationsweit“Ein Administrator kann außerdem eine organisationsweite maximale Aufbewahrungsfrist als Richtlinie festlegen. Siehe Richtlinien.
Verfügbare Zeiträume
Abschnitt betitelt „Verfügbare Zeiträume“Es gibt keine feste Liste vorgegebener Werte. Trage eine beliebige positive Anzahl von Tagen ein, oder lass das Feld leer, um keine automatische Löschung durchzuführen.
Wie die organisationsweite Obergrenze mit assistentenspezifischen Einstellungen zusammenwirkt
Abschnitt betitelt „Wie die organisationsweite Obergrenze mit assistentenspezifischen Einstellungen zusammenwirkt“Hat deine Organisation eine maximale Aufbewahrungsfrist festgelegt, kann keine Assistenteneinstellung sie überschreiten – auch nicht ein Assistent, der ohne Begrenzung konfiguriert wurde. Die Obergrenze ist eine Deckelung, kein Standardwert; einzelne Assistenten lassen sich weiterhin auf eine kürzere Löschfrist einstellen.
Was bei der Löschung passiert
Abschnitt betitelt „Was bei der Löschung passiert“Nachrichten und Pläne werden anhand des Erstellungsdatums jedes einzelnen Elements gelöscht, nicht anhand des Datums der Unterhaltung als Ganzes:
- Eine Nachricht, die älter als die Aufbewahrungsfrist ist, wird zusammen mit ihren verknüpften Dateien und Metadaten dauerhaft gelöscht.
- Bleiben in einer Unterhaltung keine Nachrichten mehr übrig, wird auch der Unterhaltungsdatensatz selbst entfernt.
Was die Aufbewahrung nicht abdeckt
Abschnitt betitelt „Was die Aufbewahrung nicht abdeckt“Aufbewahrungseinstellungen betreffen Unterhaltungsdaten – Nachrichten, Pläne und ihre verknüpften Dateien. Sie entfernen keine Anhänge, die am Assistenten selbst hinterlegt sind, und keine Wissensquellen, mit denen er verbunden ist; diese bestehen fort, bis sie jemand direkt entfernt.
Häufig gestellte Fragen
Abschnitt betitelt „Häufig gestellte Fragen“Kann ich gelöschte Unterhaltungen wiederherstellen? Nein. Hat eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Nachricht einmal gelöscht, ist sie unwiderruflich weg.
Gilt die Aufbewahrungsrichtlinie für alle, die den Assistenten nutzen? Ja. Sie gilt für jede Unterhaltung mit diesem Assistenten, unabhängig davon, wer sie begonnen hat.
Können verschiedene Assistenten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben? Ja, solange keine davon die Obergrenze deiner Organisation überschreitet, falls eine festgelegt ist.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsfrist ändere? Der nächste Bereinigungslauf bewertet jede vorhandene Nachricht neu anhand der neuen Frist und des jeweiligen Erstellungsdatums. Nachrichten, die dadurch außerhalb des Zeitfensters liegen, werden bei diesem nächsten Lauf gelöscht.