Keskustelut · 1 min lukuaika
Tietojen säilytyskäytäntö
Miten keskusteludatan automaattinen poisto toimii, mitä ajanjaksoja on käytettävissä, ja miten organisaatiotason enimmäisrajat vaikuttavat assistenttikohtaisiin asetuksiin.
Tietojen säilytyskäytäntö poistaa keskusteludataa automaattisesti, kun se saavuttaa asetetun iän. Se on mekanismi sekä assistenttikohtaisen Tieto-asetuksen että ylläpitäjän asettaman organisaatiotason enimmäisrajan takana.
Miksi säilytyskäytäntöjä on olemassa
Osio nimeltä “Miksi säilytyskäytäntöjä on olemassa”Automaattinen poisto auttaa suojaamaan käyttäjien yksityisyyttä, täyttämään tietosuojavaatimukset ja välttämään henkilötietojen säilyttämistä pidempään kuin organisaatiosi todellisuudessa tarvitsee.
Mistä säilytysaika asetetaan
Osio nimeltä “Mistä säilytysaika asetetaan”Assistentissa
Osio nimeltä “Assistentissa”Jokaisella assistentilla voi olla oma säilytysaikansa, joka asetetaan sen Tieto-asetuksista. Katso Tieto.
Organisaatiotasolla
Osio nimeltä “Organisaatiotasolla”Ylläpitäjä voi myös asettaa koko organisaatiota koskevan enimmäissäilytysajan käytäntönä. Katso Käytännöt.
Käytettävissä olevat ajanjaksot
Osio nimeltä “Käytettävissä olevat ajanjaksot”Valmiita vaihtoehtoja ei ole. Syötä mikä tahansa positiivinen määrä päiviä, tai jätä kenttä tyhjäksi, jos et halua automaattista poistoa.
Miten organisaatiotason enimmäisraja vaikuttaa assistenttikohtaisiin asetuksiin
Osio nimeltä “Miten organisaatiotason enimmäisraja vaikuttaa assistenttikohtaisiin asetuksiin”Jos organisaatiollesi on asetettu enimmäissäilytysaika, minkään assistentin asetus ei voi ylittää sitä — ei edes sellaisen, joka on määritetty ilman rajaa. Enimmäisraja on kattoarvo, ei oletusarvo; yksittäiset assistentit voidaan silti asettaa poistamaan dataa nopeamminkin.
Mitä tapahtuu, kun data poistetaan
Osio nimeltä “Mitä tapahtuu, kun data poistetaan”Viestit ja suunnitelmat poistetaan kunkin kohteen oman luontipäivämäärän perusteella, ei koko keskustelun päivämäärän mukaan:
- Säilytysaikaa vanhempi viesti poistetaan pysyvästi, samoin sen liitetiedostot ja metatiedot.
- Kun keskustelussa ei enää ole yhtään viestiä, myös itse keskustelutietue poistetaan.
Mitä säilytysaika ei kata
Osio nimeltä “Mitä säilytysaika ei kata”Säilytysasetukset koskevat keskusteludataa — viestejä, suunnitelmia ja niiden liitetiedostoja. Ne eivät poista itse assistenttiin määritettyjä liitteitä eivätkä sen käyttämiä tietolähteitä; ne säilyvät, kunnes joku poistaa ne erikseen.
Usein kysytyt kysymykset
Osio nimeltä “Usein kysytyt kysymykset”Voinko palauttaa poistetut keskustelut? Et. Kun säilytyskäytäntö on poistanut viestin, se on mennyttä.
Koskeeko säilytyskäytäntö kaikkia, jotka käyttävät assistenttia? Kyllä. Se koskee jokaista keskustelua kyseisen assistentin kanssa riippumatta siitä, kuka sen aloitti.
Voiko eri assistenteilla olla eri säilytysajat? Kyllä, kunhan mikään niistä ei ylitä organisaatiosi enimmäisrajaa, jos sellainen on asetettu.
Mitä tapahtuu, jos muutan säilytysaikaa? Seuraava siivous arvioi jokaisen olemassa olevan viestin uudelleen uuden ajanjakson ja kunkin viestin oman luontipäivämäärän perusteella. Viestit, jotka nyt jäävät ikkunan ulkopuolelle, poistetaan seuraavalla ajolla.