Näin organisoit Spacesi

Organisaation jakamiseen Spaceihin ei ole yhtä universaalia oikeaa tapaa, koska rajat, joilla on merkitystä, seuraavat sitä, miten organisaatiosi todella toimii. Hyvä rakenne tekee selväksi, mihin mikäkin kuuluu, ja pitää käyttöoikeuspäätökset yksinkertaisina.

Mitä hyvä rakenne saa aikaan

Hyvin mietitty rakenne luo selkeyttä, tukee yhteistyötä ja helpottaa oikean assistentin tai dokumentin löytämistä. Huonosti mietitty jättää ihmiset epävarmoiksi siitä, mistä etsiä, tai pakottaa kutsumaan kaikki mukaan kaikkeen varmuuden vuoksi.

Kolme strategiaa

Tiimin tai osaston mukaan

Jokainen Space vastaa yhtä osastoa — sosiaalipalveluita, taloutta, HR:ää. Tiimin jäsenet saavat roolit vastuidensa mukaan. Sopii vakiintuneille tiimeille, joilla on pysyvät työnkulut.

Projektin tai hankkeen mukaan

Jokainen Space vastaa tiettyä projektia. Eri osastojen ihmiset tekevät siinä yhteistyötä saamatta pääsyä muuhun organisaation dataan. Sopii määräaikaisille projekteille ja osastorajat ylittävälle työlle.

Toiminnon mukaan

Spacet rakentuvat tietyn toiminnallisen tarpeen ympärille — jaetun tietopohjan tai yleisen käytäntökirjaston — eikä tiimin ympärille. Sopii tilanteisiin, joissa useat ryhmät tarvitsevat samaa tietoa ja samoja työkaluja mutta eri rooleilla.

Strategioiden yhdistäminen

Nämä eivät sulje toisiaan pois. Osastopohjainen Space voi toimia rinnan muutaman projekti-Spacen kanssa, jotka kokoavat jäseniä useasta osastosta kerralla. Valitse yhdistelmä, joka vastaa sitä, miten työ organisaatiossasi todella virtaa.

Merkkejä siitä, että rakenne kaipaa muutosta

• Space kasvaa jatkuvasti uusilla, toisiinsa liittymättömillä käyttötarkoituksilla, jotka olisivat selkeämpiä omina Spaceinaan.
• Jäseniä lisätään Spaceen “varmuuden vuoksi” sen sijaan, että he oikeasti tarvitsisivat sen sisältöä.
• Sama tieto monistuu useaan Spaceen, koska sille ei ole yhtä luontevaa paikkaa.