Tietämys

Tietämys on kaikki, mitä avustaja voi hyödyntää mallin oman koulutuksen lisäksi: liittämäsi tiedosto, haettava tietolähde, verkkosivu, yhdistetty järjestelmä tai suora verkko. Ne eroavat toisistaan laajuudessa, siinä kuinka pitkään ne säilyvät, ja siinä, kuka muu näkee ne — ja väärän valitseminen on tavallisin syy siihen, miksi avustaja vastaa huonosti.

Tietämyksen lajit

• Liitteet — tiedostoja, jotka on ladattu avustajalle pysyvästi ja käytettävissä jokaisessa sen kanssa käydyssä keskustelussa.
• Tietolähteet — materiaalia, jota avustaja hakee tarvittaessa sen sijaan, että pitäisi sitä jatkuvasti ladattuna.
• Verkkohaku — suora pääsy verkkoon, tarvittaessa rajattuna tiettyihin sivustoihin.
• Integraatiot — yhteyksiä palveluihin, joita organisaatiosi jo käyttää, kuten SharePoint tai Google Workspace.
• Mukautetut työkalut — yhteyksiä, joita organisaatiosi rakentaa omiin järjestelmiinsä.
• Vanha tietämys — vanhempi Kokoelmat- ja Verkkosivut-alue, joka on jäämässä pois käytöstä liitteiden tieltä.

Miten ne eroavat toisistaan

Laji	Aina ladattuna?	Missä se sijaitsee	Tyypillinen käyttö
Liite	Kyllä	Avustajalla	Materiaali, jota avustajan pitäisi voida hyödyntää aina
Tietolähde	Ei — haetaan tarvittaessa	Avustajalla	Laajempi kokonaisuus viitemateriaalia
Verkkohaku	Ei sovellu — suora	Julkinen verkko	Ajankohtainen tieto, jota ei löydy omasta materiaalista
Integraatio	Ei — haetaan tarvittaessa	Yhdistetyssä palvelussa	Materiaali, joka on jo toisessa järjestelmässä
Mukautettu työkalu (MCP)	Ei sovellu — kutsutaan tarvittaessa	Organisaatiosi omassa järjestelmässä	Toiminnot tai haut tavallisen tietämyksen lisäksi

Minkä valitset

Jos olet epävarma, aloita tiedostosta, jonka lataat suoraan keskusteluun. Jos huomaat lataavasi samaa dokumenttia toistuvasti, se kuuluu liitteeksi. Jos materiaali on liian laaja liitettäväksi mukavasti, tai se on jo indeksoitu jossain muualla, johon organisaatiosi on yhteydessä, käytä sen sijaan tietolähdettä tai integraatiota.

Käyttöoikeudet ja tietämys

Avustajan tietämys on käytettävissä vain siinä laajuudessa kuin avustaja itse. Tietämyksellä ei ole omaa erillistä yleisöä — kuka tahansa, joka voi käyttää avustajaa, voi hyödyntää kaikkea, mihin se on yhdistetty. Siksi kannattaa tarkistaa, mitä avustajalle on liitetty, ennen kuin annat jollekulle pääsyn siihen, ei sen jälkeen.

Miksi avustaja ei löydä jotain

Muutama yleinen syy siihen, ettei avustaja löydä jotain, minkä odotat sen löytävän:

• Materiaali ladattiin väliaikaisena tiedostona jonkun toisen keskusteluun, ei liitetty avustajalle.
• Tietolähde käyttää eri upotusmallia kuin avustajan muut lähteet, joten sitä ei voi hakea yhdessä niiden kanssa. Katso Upotusmallit ja yhteensopivuus.
• Lähde on olemassa, mutta sen sisältö ei yksinkertaisesti kata sitä, mitä kysyit.