Resurssit

Resurssit on koko organisaation luettelo: jokainen assistentti ja jokainen Space riippumatta siitä, kuka ne on luonut tai kuka ne näkee. Sieltä saat vastauksen kysymyksiin, jotka ulottuvat yksittäistä Spacea laajemmalle: mitä malleja oikeasti käytetään, onko jokin luokiteltu väärin ja kuka vastaa mistäkin.

Mitä Resurssit näyttää

Assistentit

Jokainen organisaation assistentti nimineen, malleineen ja tietoturvaluokituksineen sekä tieto siitä, kuka sen loi ja milloin sitä viimeksi käytettiin. Viimeisimmän käytön sarakkeen voi lajitella ja suodattaa kuten muutkin.

Spacet

Jokainen organisaation Space nimineen, tietoturvaluokituksineen ja jäsenineen.

Luokitusten tarkistaminen koko organisaatiossa

Käy Assistentit- ja Työtilat-taulukot läpi rinnakkain, niin näet, onko luokitus johdonmukainen. Mitään arkaluonteista ei pitäisi olla Spacessa tai assistentilla, jonka luokitus on alempi kuin sen pitäisi olla.

Omistajattomien tai käyttämättömien resurssien löytäminen

Lajittele tai suodata luojan ja viimeisimmän käytön mukaan. Näin löydät assistentit, joita kukaan ei näytä käyttävän, ja Spacet, joilta puuttuu aktiivinen vastuuhenkilö. Siitä on hyvä aloittaa siivous tai käyttöoikeuksien tarkistus. Kummastakin taulukosta voit viedä nykyisen näkymän CSV-tiedostoksi. Katso Taulukkotietojen vieminen CSV-muodossa.

Spacen ottaminen haltuun, kun sen ylläpitäjät ovat lähteneet

Kun Spacen ylläpitäjät lähtevät, sairastuvat tai siirtyvät muihin tehtäviin, jäseniä ei ehkä pysty enää hallitsemaan kukaan, ja Spacen assistentit jäävät jumiin. Admin voi korjata tilanteen Työtilat-taulukossa: valitse Spacen rivin lopusta henkilökuvake Lisää jäseniä ja lisää itsesi tai joku muu Space-adminiksi. Space-adminina hallitset sen jälkeen Spacen jäseniä ja käyttäjäryhmiä sen omasta jäsenluettelosta kuten kuka tahansa Spacen ylläpitäjä.

Muuta kautta Admin ei pääse Spacen sisältöön. Pääsy perustuu jäsenyyteen, joten haltuunotto näkyy Spacen jäsenluettelossa ja jää tapahtumalokiin. Siihen asti Admin, joka ei ole jäsen, ei voi avata Spacen assistenttien liitteitä eikä sen widgetien tietolähdetiedostoja.

Useiden assistenttien poistaminen kerralla

Suodata Assistentit-taulukkoon ne, jotka haluat poistaa, esimerkiksi kaikki assistentit, joita ei ole käytetty tietyn päivän jälkeen. Valitse sitten rivit ja poista ne yhdellä kertaa sen sijaan, että avaisit jokaisen assistentin erikseen.

Poisto toimii samoin kuin muualla Intricissä: assistentit ja niiden keskustelut häviävät pysyvästi. Jos haluat tallentaa tiedon siitä, mitä poistit, vie suodatettu näkymä ensin CSV-tiedostoksi.