Outlook

Intricin Outlook-integraatio yhdistää assistentin omaan Microsoft 365 -postilaatikkoosi ja kalenteriisi. Kun olet yhdistänyt tilisi, voit pyytää assistenttia etsimään ja tiivistämään sähköposteja, laatimaan ja lähettämään vastauksia sekä tarkistamaan, varaamaan tai siirtämään kokouksia poistumatta Intricistä.

Assistentti lukee tietoja omatoimisesti. Ennen kuin se lähettää postia tai muuttaa kalenteriasi, se pyytää sinulta hyväksynnän, ellei organisaatiosi ole määrittänyt asiaa toisin (katso Hyväksyntä ennen kuin assistentti toimii).

Mitä assistentti voi tehdä Outlookilla

Kun Outlook-integraatio on käytössä assistentissa, assistentti voi:

Sähköposti

• Hakea viestejä – avainsanan, lähettäjän, vastaanottajan, päivämäärävälin, luettu- tai lukematon-tilan, tärkeyden tai liitteiden perusteella. Haku kattaa koko postilaatikon tai yhden kansion, ja se palauttaa enintään 100 tulosta kerrallaan.
• Lukea viestin – sähköpostin koko tekstin, lähettäjän, vastaanottajat ja liitteiden nimet
• Listata kansiot – postikansiosi sekä kunkin kansion viestien ja lukemattomien viestien määrän
• Lähettää sähköpostia – vastaanottajille, kopiona ja piilokopiona; viesti tallentuu kansioon Sent Items
• Vastata tai vastata kaikille – alkuperäinen viesti lainattuna
• Välittää sähköpostin – liitteineen nimeämiisi osoitteisiin

Kalenteri

• Listata tapahtumat – kalenterisi kokoukset kahden päivämäärän väliltä
• Luoda tapahtuman – otsikon, ajan, paikan, osallistujat, kuvauksen ja muistutuksen kanssa, koko päivän tapahtumana tai Teams-kokouksena
• Päivittää tapahtuman – muuttaa mitä tahansa näistä tiedoista
• Poistaa tapahtuman – jos tapahtumalla on osallistujia, Outlook lähettää heille peruutuksen

Assistentti päättää kysymyksesi perusteella, mitä näistä se käyttää, joten sinun ei tarvitse nimetä niitä.

Hyväksyntä ennen kuin assistentti toimii

Oletuksena assistentti suorittaa lukevat toiminnot (haku, lukeminen, kansioiden listaus, tapahtumien listaus) heti. Ennen kuin se lähettää, vastaa tai välittää viestin tai luo, muuttaa tai poistaa tapahtuman, se näyttää, mitä on tekemässä, ja odottaa, että valitset Hyväksy tai Hylkää.

Organisaatiosi ylläpitäjä päättää tästä toimintokohtaisesti ja voi muuttaa asetusta. Hän voi poistaa toiminnon käytöstä, antaa sen toimia kysymättä tai sallia sinun valita itsellesi Salli aina. Asetusten toiminta on kuvattu sivulla MCP-palvelimen ominaisuudet ja audit-loki.

Microsoft-tilin yhdistäminen

1. Avaa Integraatiot vasemmasta sivupalkista
2. Ota Outlook käyttöön
3. Kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi ja hyväksy pyydetyt käyttöoikeudet

Kun olet yhdistänyt tilisi, jokainen assistentti, jossa Outlook-integraatio on käytössä, toimii postilaatikossasi ja kalenterissasi puolestasi. Jos Outlook ei näy sivulla, organisaatiosi ei ole ottanut sitä käyttöön.

Vain oma postilaatikkosi: Intric käyttää vain sen tilin postilaatikkoa ja kalenteria, jolla kirjauduit sisään. Jaetut postilaatikot sekä muiden ihmisten postilaatikot ja kalenterit eivät ole käytettävissä tämän integraation kautta. Jaetusta postilaatikosta kerrotaan sivulla Shared mailbox (Outlook).

Järjestelmänvalvojan suostumus ja organisaatiovaatimukset

Outlook pyytää Microsoftilta luvan lukea ja muuttaa sähköpostiasi, lähettää sähköpostia puolestasi sekä lukea ja muuttaa kalenteriasi. Organisaatioissa, joissa Entra rajoittaa käyttäjien suostumusta kolmansien osapuolten sovelluksille, järjestelmänvalvojan on myönnettävä suostumus ennen kuin kukaan voi yhdistää tilinsä. Tällainen rajoitus on yleinen tietoturvaa painottavissa ympäristöissä.

Jos yhdistäminen epäonnistuu, ota yhteyttä Intric-järjestelmänvalvojaasi ja ohjaa hänet Outlookin käyttöönotto-oppaaseen.

Outlookin käyttäminen keskustelussa

Kuvaile omin sanoin, mitä haluat. Esimerkiksi:

• “Etsi Annan sähköposti sopimuksen uusimisesta ja tiivistä se”
• “Onko minulla tällä viikolla lukemattomia sähköposteja tuotelanseerauksesta?”
• “Vastaa Annalle, että hyväksymme uudet ehdot, ja laita Jonas kopioksi”
• “Mitä kokouksia minulla on torstaina?”
• “Varaa 30 minuuttia Annan kanssa perjantai-iltapäivälle Teams-kokouksena”

Rajoitukset

• Vain oma postilaatikkosi: tämä integraatio ei käytä jaettuja postilaatikoita eikä muiden käyttäjien postilaatikoita ja kalentereita. Intric tukee jaettuja postilaatikoita, mutta ne vaativat erillisen määrityksen. Jos olet kiinnostunut, ota yhteyttä osoitteeseen support@intric.com
• Liitteitä ei lueta: assistentti näkee kunkin liitteen nimen, tyypin ja koon mutta ei sen sisältöä. Jos haluat käsitellä liitettä, tallenna se ja lisää se keskusteluun
• Vain teksti: sähköpostiin upotettuja kuvia ja mediasisältöä assistentti ei voi lukea
• Ei sähköpostien siirtoa tai poistoa: assistentti ei voi siirtää viestejä kansiosta toiseen eikä poistaa niitä
• Oletuskalenterisi: assistentti listaa ja luo tapahtumat pääkalenteriisi
• Järjestelmänvalvojan suostumus voi olla tarpeen: katso käyttöönotto-opas

Microsoft-tilin yhteyden katkaiseminen

Avaa Integraatiot, poista Outlook käytöstä ja vahvista valitsemalla Katkaise. Intric lopettaa heti postilaatikkosi ja kalenterisi käytön. Microsoft-tiliisi, sähköpostiisi ja kalenteriisi tämä ei vaikuta.

Jos olet yhdistänyt myös SharePointin, Teamsin tai OneDriven, kyseiset yhteydet pysyvät aktiivisina ja niitä hallitaan erikseen. Katso Microsoft Teams, OneDrive ja SharePoint.