Så strukturerar du Spaces

Det finns inget universellt rätt sätt att dela in en organisation i Spaces, eftersom gränserna som spelar roll följer hur ni faktiskt arbetar. En bra struktur gör det uppenbart var något hör hemma och håller behörighetsbeslut enkla.

Vad en bra struktur uppnår

En genomtänkt struktur skapar tydlighet, stödjer samarbete, och gör det enkelt att hitta rätt assistent eller dokument. En dåligt genomtänkt lämnar folk osäkra på var de ska leta, eller tvingar er att bjuda in alla till allt bara för säkerhets skull.

Tre strategier

Per team eller avdelning

Varje Space motsvarar en avdelning — Socialtjänsten, Ekonomi, HR. Teammedlemmar får roller utifrån sitt ansvar. Passar avgränsade team med stabila arbetsflöden.

Per projekt eller initiativ

Varje Space motsvarar ett specifikt projekt. Personer från olika avdelningar samarbetar inom det utan att få åtkomst till resten av organisationens data. Passar tidsbegränsade projekt och tvärfunktionellt arbete.

Per funktion

Spaces organiseras kring ett specifikt funktionellt behov — en delad kunskapsbas, ett övergripande policybibliotek — snarare än kring ett team. Passar situationer där flera grupper behöver samma kunskap och verktyg men har olika roller.

Kombinera strategier

De utesluter inte varandra. Ett avdelningsbaserat Space kan finnas parallellt med ett antal projekt-Spaces som drar medlemmar från flera avdelningar på en gång. Välj den kombination som matchar hur arbetet faktiskt flyter i er organisation.

Tecken på att strukturen behöver ändras

• Ett Space fortsätter växa med nya, orelaterade syften som skulle vara tydligare som egna Spaces.
• Personer läggs till i ett Space “för säkerhets skull”, snarare än för att de behöver det som finns där.
• Samma kunskap dupliceras över flera Spaces eftersom det inte finns en naturlig plats för den att finnas på en gång.