Slik strukturerer du Spaces

Det finnes ingen universell riktig måte å dele en organisasjon inn i Spaces på, fordi de grensene som betyr noe, følger måten dere faktisk jobber på. En god struktur gjør det tydelig hvor noe hører hjemme, og holder tilgangsbeslutninger enkle.

Hva en god struktur oppnår

En gjennomtenkt struktur skaper klarhet, støtter samarbeid, og gjør det enkelt å finne riktig assistent eller dokument. En dårlig gjennomtenkt struktur gjør at folk er usikre på hvor de skal se, eller tvinger deg til å invitere alle til alt bare for sikkerhets skyld.

Tre strategier

Etter team eller avdeling

Hvert Space tilsvarer en avdeling — sosialtjenesten, økonomi, HR. Teammedlemmer får roller basert på ansvarsområdene sine. Passer for veldefinerte team med stabile arbeidsflyter.

Etter prosjekt eller initiativ

Hvert Space tilsvarer et bestemt prosjekt. Personer fra ulike avdelinger samarbeider innenfor det uten å få tilgang til resten av organisasjonens data. Passer for tidsbegrensede prosjekter og tverrfaglig arbeid.

Etter funksjon

Spaces organiseres rundt et bestemt funksjonelt behov — en delt kunnskapsbase, et overordnet policybibliotek — snarere enn rundt et team. Passer for situasjoner der flere grupper trenger den samme kunnskapen og de samme verktøyene, men har ulike roller.

Kombinere strategier

Disse utelukker ikke hverandre. Et avdelingsbasert Space kan eksistere side om side med noen få prosjekt-Spaces som henter medlemmer fra flere avdelinger samtidig. Velg den kombinasjonen som passer måten arbeidet faktisk flyter på i organisasjonen din.

Tegn på at strukturen din bør endres

• Et Space fortsetter å vokse med nye, urelaterte formål som ville vært tydeligere som sine egne Spaces.
• Personer legges til i et Space «for sikkerhets skyld», i stedet for fordi de trenger det som er i det.
• Den samme kunnskapen dupliseres på tvers av flere Spaces fordi det ikke finnes et naturlig sted for den å høre hjemme ett sted.