Cosa significa essere admin di uno Space

Come admin di uno Space in Intric, hai il pieno controllo su un’area di lavoro in cui tu e il tuo team potete collaborare usando l’AI. Questo ruolo ti conferisce permessi significativi per gestire contenuti e accessi, ma comporta anche importanti responsabilità per proteggere le informazioni sensibili.

Cosa puoi fare come admin di uno Space

Accesso e gestione degli utenti

Invitare e rimuovere utenti dal tuo Space
Assegnare ruoli agli utenti per controllare i permessi dei membri (Admin, Editor o Viewer)
Visualizzare tutti i membri e i loro permessi attuali

Impostazioni e configurazione

Abilitare o disabilitare Insights per gli assistenti, che salva le interazioni degli utenti e consente agli editor e agli admin dello Space di accedere alla cronologia completa di tutte le domande degli utenti (oltre a quanto già registrato di default)
Configurare le policy di conservazione dei messaggi per i singoli assistenti, per controllare per quanto tempo i messaggi vengono conservati prima dell’eliminazione automatica
Gestire le fonti di conoscenza integrate collegate alla base di conoscenza dello Space
Gestire file e documenti caricati nello Space
Configurare le impostazioni dello Space, inclusi nome, descrizione e preferenze

Responsabilità principali e rischi

Rifletti attentamente prima di invitare utenti

Quando inviti qualcuno in uno Space, quella persona ottiene accesso a:

File e documenti caricati nella Knowledge
Il prompt dell’assistente e gli eventuali allegati
I dati di Insights (se abilitati), che includono la cronologia completa di tutte le domande e conversazioni degli utenti con gli assistenti

Prima di invitare: Esamina i contenuti esistenti e assicurati che siano appropriati per il nuovo membro. Invita solo utenti che hanno un reale bisogno di accesso.

Considerazioni sui dati sensibili

Presta attenzione a ciò che viene condiviso nel tuo Space:

Informazioni di identificazione personale (PII)
Dati aziendali riservati o segreti commerciali
Credenziali di sicurezza o token di accesso
Informazioni protette dalla normativa (GDPR, ecc.)

Ricorda: Una volta condivise le informazioni, non puoi controllare cosa ne fanno gli utenti al di fuori della piattaforma. Rimuovere un utente non cancella la sua memoria di ciò che ha visto.

Impostazioni che influenzano la privacy

Insights: Quando abilitato, le interazioni degli utenti con gli assistenti vengono salvate e rese visibili agli editor e agli admin dello Space. Questo raccoglie dati aggiuntivi rispetto alla registrazione standard e condivide l’attività dei singoli utenti con gli altri membri. Nota: solo gli admin dello Space possono attivare o disattivare questa impostazione.
Conservazione dei messaggi: Configura per ogni assistente per quanto tempo i messaggi vengono conservati prima dell’eliminazione automatica. Una conservazione più breve riduce il rischio ma può influire sulla collaborazione e sulla consultazione dei contenuti precedenti. Questa impostazione si applica solo ai messaggi, non ai file o ad altri dati.

Best practice

Applica il principio del minimo privilegio: Invita solo gli utenti che hanno bisogno di accesso e assegna il ruolo minimo necessario
Rivedi le impostazioni regolarmente: Verifica che le impostazioni di conservazione dei messaggi e Insights siano allineate alle tue esigenze
Revisioni periodiche degli accessi: Aggiorna periodicamente la lista dei membri
Stabilisci linee guida chiare: Comunica cosa può e non può essere condiviso
Coordina con l’IT: Assicura la conformità alle policy organizzative