Mitä Space-ylläpitäjänä oleminen tarkoittaa

Intricin Space-ylläpitäjänä sinulla on täysi hallinta työtilasta, jossa sinä ja tiimisi voitte tehdä yhteistyötä tekoälyn avulla. Rooli antaa sinulle laajat oikeudet sisällön ja käyttöoikeuksien hallintaan, mutta tuo mukanaan myös tärkeitä vastuita arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.

Mitä voit tehdä Space-ylläpitäjänä

Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta

• Kutsu ja poista käyttäjiä Spacestasi
• Määritä käyttäjäroolit jäsenten oikeuksien hallitsemiseksi (Ylläpitäjä, Muokkaaja tai Katsoja)
• Tarkastele kaikkia jäseniä ja heidän nykyisiä oikeuksiaan

Asetukset ja konfigurointi

• Ota käyttöön tai poista käytöstä Insights assistenteille – tämä tallentaa käyttäjien vuorovaikutukset ja antaa Space-muokkaajille sekä ylläpitäjille pääsyn kaikkien käyttäjien kysymysten täyteen historiatietoon (oletuslokkauksen lisäksi)
• Määritä viestien säilytyskäytännöt yksittäisille assistenteille hallitsemaan, kuinka kauan viestejä säilytetään ennen automaattista poistamista
• Hallitse integroituja tietolähteitä, jotka on yhdistetty Spacen tietopohjaksi
• Hallitse tiedostoja ja dokumentteja, jotka on ladattu Spaceen
• Määritä Space-asetukset, mukaan lukien nimi, kuvaus ja asetukset

Tärkeät vastuut ja riskit

Harkitse tarkasti ennen käyttäjien kutsumista

Kun kutsut jonkun Spaceen, hän saa pääsyn seuraaviin:

• Tietoon ladattuihin tiedostoihin ja dokumentteihin
• Assistentin promptiin ja liitteisiin
• Insights-tietoihin (jos käytössä), jotka sisältävät kaikkien käyttäjien kysymysten ja assistenttikeskustelujen täydellisen historian

Ennen kutsumista: Tarkista olemassa oleva sisältö ja varmista, että se sopii uudelle jäsenelle. Kutsu vain käyttäjiä, joilla on perusteltu tarve.

Arkaluonteisten tietojen huomioiminen

Ole tarkkaavainen sen suhteen, mitä Spacessasi jaetaan:

• Henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot (PII)
• Luottamukselliset liiketoimintatiedot tai liikesalaisuudet
• Turvallisuustunnistetiedot tai käyttöoikeustunnukset
• Sääntelyllisesti suojatut tiedot (GDPR jne.)

Muista: Kun tietoja on jaettu, et voi hallita, mitä käyttäjät tekevät niillä alustan ulkopuolella. Käyttäjän poistaminen ei poista hänen muistiaan näkemästään.

Tietosuojaan vaikuttavat asetukset

• Insights: Kun tämä on käytössä, käyttäjien vuorovaikutukset assistenttien kanssa tallennetaan ja tehdään näkyviksi Space-muokkaajille ja ylläpitäjille. Tämä sekä kerää lisätietoja oletuslokkauksen lisäksi että jakaa yksittäisten käyttäjien toiminnan muiden jäsenten kanssa. Huomio: Vain Space-ylläpitäjät voivat ottaa tämän asetuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä.
• Viestien säilytys: Määritä assistenttikohtaisesti, kuinka kauan viestejä säilytetään ennen automaattista poistamista. Lyhyempi säilytysaika vähentää riskiä, mutta voi vaikuttaa yhteistyöhön ja aiempien tietojen hyödyntämiseen. Asetus koskee vain viestejä, ei tiedostoja tai muita tietoja.

Parhaat käytännöt

1. Sovella vähimmäisoikeusperiaatetta: Kutsu vain käyttäjiä, jotka tarvitsevat pääsyn, ja määritä pienin tarvittava rooli
2. Tarkista asetukset säännöllisesti: Varmista, että viestien säilytys- ja Insights-asetukset vastaavat tarpeitasi
3. Säännölliset käyttöoikeusarvioinnit: Päivitä jäsenluettelosi säännöllisesti
4. Aseta selkeät ohjeet: Kerro, mitä voi ja mitä ei voi jakaa
5. Koordinoi IT:n kanssa: Varmista organisaatiosi käytäntöjen noudattaminen