Phase 2: Adoption

In Phase 2 findet deine Organisation die Use Cases, die sich lohnen, und bringt sie in jeder Abteilung in die Produktion. Die Phase beginnt, sobald Phase 1: Implementierung abgeschlossen ist – mit Kick-off, Sicherheitseinführung, Admin-Einführung und Plattformeinführung – und die Plattform einsatzbereit ist.

Woher die Use Cases kommen

Use Cases kommen aus zwei Richtungen in die Produktion:

• Aus dem, was es schon gibt. Die Lösungen von Intric sind Prozesse, die Intric bereits für Kommunen und Behörden umgesetzt hat, etwa Vertragsprüfung, Besprechungstranskription und Schwärzung vor einer Veröffentlichung. Die Community-Assistenten in der Bibliothek haben andere Organisationen gebaut und geteilt. Beides gibt einer Abteilung einen erprobten Ausgangspunkt statt eines leeren Blatts.
• Von deinen KI-Botschaftern. Die Botschafter im Piloten wissen, wo ihre eigene Arbeit langsam, repetitiv oder fehleranfällig ist. Im KI-Lab machen sie aus diesem Wissen Use Cases, die genau auf deine Organisation zugeschnitten sind.

Die meisten Abteilungen kombinieren am Ende beides: ein oder zwei bewährte Lösungen für schnellen Nutzen und eigene Use Cases für das, was nur sie betrifft.

Drei Stränge

Im Mittelpunkt von Phase 2 steht ein Hauptstrang: Vom Pilot in die Produktion. Er läuft vom Anfang bis zum Ende der Phase. Je nach Umfang des Piloten richtest du parallel dazu einen KI-Rat, ein KI-Lab oder beides ein:

Strang	Worum es geht	Rhythmus
Strang 1: Vom Pilot in die Produktion	Ein bis fünf Assistenten, gemeinsam mit Intric gebaut und in den Arbeitsalltag gebracht	Während des gesamten Piloten
Strang 2: Der KI-Rat	Governance, sensible Daten, Integrationen und Fortschritt	Alle 1–2 Wochen, wenn der Umfang es erfordert
Strang 3: Das KI-Lab	Botschafter lernen, finden Use Cases und bauen	Alle 2–4 Wochen, wenn der Umfang es erfordert

Wie schon in Phase 1 gehst du auch in Phase 2 jede Woche oder alle zwei Wochen in einem Check-in mit Intric den Stand der Arbeit durch.

Warum drei Stränge

Die Adoption gerät an drei verschiedenen Stellen ins Stocken. Jeder Strang sorgt dafür, dass es an einer davon weitergeht:

• Ohne eigene Umsetzung wird aus einem vielversprechenden Piloten nie etwas, das Menschen täglich nutzen. Vom Pilot in die Produktion bringt eine kleine Zahl von Assistenten durch Integration, Compliance und Übergabe bis ans Ziel. Deshalb trägt dieser Strang die Phase.
• Ohne Governance bleiben Use Cases an Fragen hängen, für die niemand zuständig ist: Wer pflegt einen Assistenten? Darf er mit sensiblen Daten arbeiten? Wie bindest du ihn an deine Systeme an? Wirft der Pilot solche Fragen auf, klärt der KI-Rat sie, bevor ein Use Case an ihnen scheitert.
• Ohne praktisches Lernen werden Menschen nie so sicher im Umgang mit KI, dass sie erkennen, wo KI in ihre eigene Arbeit passt. Soll der Pilot diese Kompetenz aufbauen, leistet das KI-Lab genau das, und daraus entstehen die Use Cases.

Weil die Stränge parallel laufen, wartet keiner auf die anderen. Das KI-Lab kann mit offenen, öffentlichen Informationen starten, während der KI-Rat noch den Weg zu sensibleren Daten vorbereitet. Und was das Lab findet, fließt direkt in das ein, was im Strang Vom Pilot in die Produktion entsteht.

Neben den Strängen bietet Intric einen Werkzeugkasten aus Workshops, PT Sessions und Materialien, auf den deine Organisation jederzeit zurückgreifen kann.

Wie ein Use Case von der Idee in die Produktion kommt

Alle drei Stränge folgen demselben iterativen Zyklus, dem Lebenszyklus eines Assistenten. Jeder Use Case durchläuft vier Schritte. Ist der Zyklus abgeschlossen, steigst du eine Stufe im Stufenmodell hinauf und beginnst auf höherem Niveau von vorn.

1. Use Cases finden – Prozesse erfassen und herausfinden, wo KI den größten Nutzen bringt
2. Bauen – Einen Assistenten erstellen, der zu deinem Kontext und deinen Anforderungen passt
3. Testen & verbessern – Auswerten, Feedback einholen und nachbessern
4. Ausrollen – In der Bibliothek teilen, damit andere ihn nutzen und sich inspirieren lassen können

Der wichtigste Grundsatz: Fang klein und konkret an. Organisationen, die ganze Prozesse auf einmal lösen wollen, kommen immer wieder ins Stocken. Wer methodisch und Schritt für Schritt vorgeht, kommt am weitesten.

In der Praxis heißt das:

• Beginne mit etwas Kleinem und Konkretem, nicht mit der Neugestaltung eines ganzen Prozesses
• Feiere frühe Erfolge und berichte aktiv nach oben darüber
• Nutze jedes Ergebnis als Argument für die nächste Investition

Strategische Treffen

Parallel zu den Strängen kommen Projektsponsor oder Projektverantwortliche regelmäßig mit der Admin-Gruppe und Intric zu einem strategischen Treffen zusammen. Den Rhythmus bestimmst du. Intric empfiehlt für den Anfang ein Treffen pro Monat oder alle zwei Monate. Ziel ist, einen Schritt zurückzutreten und Bilanz zu ziehen:

• Auf welcher Stufe stehen wir?
• Was funktioniert, was nicht?
• Was sind die nächsten Prioritäten?
• Was steht in der Produkt-Roadmap von Intric an?

Den Termin für das erste strategische Treffen legst du schon bei der Vertragsunterzeichnung mit Intric fest.