Fas 2: Adoption

I fas 2 hittar din organisation de användningsfall som är värda att införa och tar dem i produktion i varje avdelning. Fasen börjar när fas 1: Implementation är klar – kick-off, säkerhetsgenomgång, administratörsgenomgång och plattformsgenomgång – och plattformen är redo att användas.

Här kommer användningsfallen ifrån

Användningsfallen når produktion från två håll:

• Valda bland det som redan finns. Intrics lösningar är processer som Intric redan har levererat till kommuner och myndigheter, till exempel avtalsgranskning, transkribering av möten och maskering inför utlämnande av allmänna handlingar. De delade assistenterna i biblioteket har andra organisationer byggt och delat. Båda ger en avdelning en beprövad utgångspunkt i stället för ett tomt papper.
• Hittade av dina AI-ambassadörer. Ambassadörerna som deltar i piloten vet var det egna arbetet är långsamt, repetitivt eller lätt blir fel. I AI Lab gör de om den kunskapen till användningsfall som är specifika för din organisation.

De flesta avdelningar landar i en blandning: en eller två beprövade lösningar som ger nytta tidigt, och egna användningsfall för det som är unikt för just dem.

Tre spår

Fas 2 kretsar kring ett huvudspår, Från pilot till produktion, som löper från början till slut. Beroende på pilotens omfattning startar du också ett AI-råd, ett AI Lab eller båda, och de löper parallellt med huvudspåret:

Spår	Innehåll	Rytm
Spår 1: Från pilot till produktion	En till fem assistenter som du bygger med Intric och tar in i det dagliga arbetet	Under hela piloten
Spår 2: AI-rådet	Styrning, känsliga uppgifter, integrationer och framsteg	Varje eller varannan vecka, när omfattningen kräver det
Spår 3: AI Lab	Ambassadörerna lär sig, hittar användningsfall och bygger	Varannan till var fjärde vecka, när omfattningen kräver det

Under hela fas 2, precis som i fas 1, går du och Intric igenom hur arbetet ligger till på en avstämning varje eller varannan vecka.

Därför tre spår

Adoptionen kan köra fast på tre olika ställen, och varje spår finns för att hålla ett av dem i rörelse:

• Utan avsatta resurser för leverans blir en lovande pilot aldrig något som folk använder varje dag. Spåret Från pilot till produktion tar ett fåtal assistenter hela vägen genom integration, regelefterlevnad och överlämning, och därför är det spåret som driver fasen.
• Utan styrning stannar användningsfallen vid frågorna som ingen äger: vem förvaltar assistenten, får den hantera känsliga uppgifter, hur ansluter du den till dina system? När piloten väcker de frågorna besvarar AI-rådet dem innan ett användningsfall stöter på dem.
• Utan praktiskt lärande blir medarbetarna aldrig tillräckligt vana vid AI för att se var det passar in i deras eget arbete. När piloten ska bygga den kompetensen är det AI Lab som gör det, och ur labbet växer användningsfallen fram.

Eftersom spåren löper parallellt behöver inget av dem vänta på de andra. AI Lab kan börja med öppen, offentlig information medan AI-rådet fortfarande förbereder vägen mot känsligare uppgifter, och det som labbet hittar går direkt vidare till det som Från pilot till produktion bygger.

Vid sidan av spåren erbjuder Intric en verktygslåda med workshops, PT-sessioner och material som din organisation kan använda när behovet uppstår.

Så går varje användningsfall från idé till produktion

Alla tre spåren utgår från samma återkommande cykel: en assistents livscykel. Varje användningsfall går igenom fyra steg. När cykeln är klar tar du nästa steg uppför trappan och upprepar cykeln på en högre nivå.

1. Hitta användningsfall — Kartlägg processerna och se var AI gör störst nytta
2. Bygg — Skapa en assistent som passar ditt sammanhang och dina behov
3. Testa och iterera — Utvärdera, samla in återkoppling och förbättra
4. Rulla ut — Dela assistenten i biblioteket så att andra kan använda den och hämta inspiration

Den viktigaste principen: börja smått och konkret. Organisationer som försöker lösa hela processer på en gång kör nästan alltid fast. De som bygger metodiskt, steg för steg, kommer längst.

I praktiken betyder det att du:

• börjar med något litet och konkret, inte med att göra om en hel process på en gång
• firar tidiga framgångar och aktivt berättar om dem för ledningen
• använder varje resultat som argument för nästa satsning

Strategiska möten

Vid sidan av spåren samlar ett återkommande strategiskt möte projektets sponsor eller ägare, administratörsgruppen och Intric. Du bestämmer själv hur tätt mötena ligger, men Intric föreslår en gång i månaden eller varannan månad i början. Syftet är att lyfta blicken och stämma av:

• Var på trappan befinner vi oss?
• Vad fungerar, och vad fungerar inte?
• Vad prioriterar vi härnäst?
• Vad är på gång i Intrics produktplan?

Det första strategiska mötet bokar du och Intric redan vid avtalsskrivningen.