Fase 2: Adopsjon

I fase 2 finner organisasjonen din bruksområdene som er verdt å ta i bruk, og setter dem i produksjon i hver avdeling. Fasen begynner når fase 1: Implementering er fullført – oppstart, sikkerhetsgjennomgang, admingjennomgang og plattformgjennomgang – og plattformen er klar til bruk.

Hvor bruksområdene kommer fra

Bruksområdene når produksjon fra to kanter:

• Valgt blant det som allerede finnes. Intrics Solutions er prosesser Intric allerede har levert til kommuner og offentlige virksomheter, for eksempel kontraktsgjennomgang, transkribering av møter og sladding før offentliggjøring. Fellesskapsassistentene i biblioteket er assistenter som andre organisasjoner har bygget og delt. Begge gir avdelingen et velprøvd utgangspunkt, så ingen trenger å begynne med blanke ark.
• Funnet av KI-ambassadørene dine. Ambassadørene som er med i piloten, kjenner sitt eget arbeid og vet hvor det går tregt, gjentar seg eller lett blir feil. I KI-laben gjør de den kunnskapen om til bruksområder som er særegne for organisasjonen din.

De fleste avdelingene ender med en blanding: én eller to velprøvde løsninger som gir verdi tidlig, og egne bruksområder for det som er unikt for dem.

Tre spor

Fase 2 er bygget rundt ett hovedspor, Fra pilot til produksjon, som går fra start til slutt. Avhengig av omfanget på piloten etablerer du i tillegg et KI-råd, en KI-lab eller begge deler, og de løper parallelt med hovedsporet:

Spor	Innhold	Rytme
Spor 1: Fra pilot til produksjon	Én til fem assistenter bygget sammen med Intric og tatt i daglig bruk	Hele pilotperioden
Spor 2: KI-rådet	Styring, sensitive data, integrasjoner og fremdrift	Hver eller annenhver uke, når omfanget krever det
Spor 3: KI-laben	Ambassadørene lærer, finner bruksområder og bygger	Hver 2.–4. uke, når omfanget krever det

Gjennom hele fase 2, akkurat som i fase 1, går du og Intric gjennom status for arbeidet på et statusmøte hver eller annenhver uke.

Hvorfor tre spor

Adopsjon stopper opp på tre ulike steder, og hvert spor skal holde ett av dem i gang:

• Uten egen leveranse blir en lovende pilot aldri noe folk bruker hver dag. Sporet Fra pilot til produksjon tar et lite antall assistenter hele veien gjennom integrasjon, regeletterlevelse og overlevering, og derfor er det dette sporet som driver fasen.
• Uten styring strander bruksområdene på spørsmålene ingen eier: hvem som vedlikeholder en assistent, om den får håndtere sensitive data, og hvordan den kobles til systemene dine. Når piloten reiser slike spørsmål, besvarer KI-rådet dem før bruksområdet støter på dem.
• Uten praktisk læring blir folk aldri gode nok på KI til å se hvor det passer inn i eget arbeid. Når piloten skal bygge den kompetansen, er det KI-laben som gjør det, og bruksområdene vokser frem derfra.

Fordi sporene løper parallelt, venter ingen av dem på de andre. KI-laben kan begynne med åpen, offentlig informasjon mens KI-rådet fortsatt baner vei for mer sensitive data, og det laben finner, går rett inn i det Fra pilot til produksjon bygger.

Ved siden av sporene tilbyr Intric en verktøykasse med workshoper, PT-økter og materiell som organisasjonen din kan bruke når behovet melder seg.

Slik går et bruksområde fra idé til produksjon

Alle tre sporene bygger på den samme iterative syklusen: assistentens livssyklus. Hvert bruksområde går gjennom fire steg. Når syklusen er fullført, tar du neste steg opp KI-adopsjonstrappen og gjentar syklusen på et høyere nivå.

1. Finn bruksområder – Kartlegg prosessene og finn ut hvor KI gir mest verdi
2. Bygg – Lag en assistent som er tilpasset din situasjon og dine behov
3. Test og forbedre – Evaluer, samle tilbakemeldinger og gjør forbedringer
4. Rull ut – Del assistenten i biblioteket, så andre kan bruke den og la seg inspirere

Hovedprinsippet er: begynn smått og konkret. Organisasjoner som prøver å løse hele prosesser på én gang, kjører seg fast gang på gang. De som bygger metodisk, steg for steg, kommer lengst.

I praksis betyr det at du

• begynner med noe lite og konkret, ikke med å bygge om en hel prosess på én gang
• feirer de første gevinstene og løfter dem aktivt opp til ledelsen
• bruker hvert resultat som argument for neste investering

Strategiske møter

Ved siden av sporene samler et fast strategisk møte prosjekteieren eller oppdragsgiveren, admingruppen og Intric. Du bestemmer selv hvor ofte, men Intric foreslår én gang i måneden eller annenhver måned i starten. Møtet handler om å se helheten og gjøre opp status:

• Hvor står vi på trappen?
• Hva fungerer, og hva fungerer ikke?
• Hva skal vi prioritere fremover?
• Hva kommer i Intrics produktveikart?

Intric setter opp det første strategiske møtet når kontrakten er signert.