Vaihe 2: Omaksuminen

Vaiheessa 2 organisaatiosi löytää käyttötapaukset, jotka kannattaa ottaa käyttöön, ja vie ne tuotantoon osasto kerrallaan. Vaihe alkaa, kun vaihe 1: Käyttöönotto on valmis – aloituskokous, tietoturvan läpikäynti, ylläpidon läpikäynti ja alustan läpikäynti – ja alusta on valmis käyttöön.

Mistä käyttötapaukset tulevat

Käyttötapaukset päätyvät tuotantoon kahta reittiä:

• Valmiista ratkaisuista. Intricin Solutions-ratkaisut ovat prosesseja, jotka Intric on jo toteuttanut kunnille ja viranomaisille, esimerkiksi sopimusten tarkastus, kokousten litterointi ja tietojen peittäminen ennen julkaisua. Kirjaston yhteisöassistentit ovat assistentteja, jotka muut organisaatiot ovat rakentaneet ja jakaneet. Kummastakin osasto saa hyväksi todetun lähtökohdan tyhjän paperin sijaan.
• Tekoälylähettiläiden tunnistamista tarpeista. Pilottiin osallistuvat lähettiläät tietävät, missä heidän oma työnsä on hidasta, toistuvaa tai virhealtista. Tekoälypajassa he muuttavat tämän tiedon organisaatiosi omiksi käyttötapauksiksi.

Useimmat osastot päätyvät yhdistelmään: yksi tai kaksi hyväksi todettua ratkaisua nopeaa hyötyä varten ja omia käyttötapauksia siihen, mikä on juuri heille ominaista.

Kolme polkua

Vaiheen 2 ytimessä on yksi pääpolku, Pilotista tuotantoon, joka kulkee vaiheen alusta loppuun. Pilotin laajuudesta riippuen perustat lisäksi tekoälyneuvoston, tekoälypajan tai molemmat, ja ne etenevät pääpolun rinnalla:

Polku	Sisältö	Rytmi
Polku 1: Pilotista tuotantoon	Yhdestä viiteen assistenttia, jotka rakennat yhdessä Intricin kanssa ja viet päivittäiseen käyttöön	Koko pilotin ajan
Polku 2: Tekoälyneuvosto	Hallinta, arkaluonteiset tiedot, integraatiot ja edistyminen	1–2 viikon välein, jos pilotin laajuus sitä vaatii
Polku 3: Tekoälypaja	Lähettiläät oppivat, löytävät käyttötapauksia ja rakentavat	2–4 viikon välein, jos pilotin laajuus sitä vaatii

Koko vaiheen 2 ajan, kuten vaiheessa 1, käyt työn tilanteen läpi Intricin kanssa tilannekatsauksessa joka viikko tai joka toinen viikko.

Miksi kolme polkua

Omaksuminen voi pysähtyä kolmeen eri kohtaan, ja jokainen polku pitää yhden niistä liikkeessä:

• Ilman omaa toteutusta lupaavasta pilotista ei koskaan tule jotain, mitä ihmiset käyttävät joka päivä. Pilotista tuotantoon -polku vie pienen joukon assistentteja integroinnin, vaatimustenmukaisuuden ja luovutuksen läpi loppuun asti, ja siksi juuri se vetää koko vaihetta.
• Ilman hallintaa käyttötapaukset pysähtyvät kysymyksiin, joille kukaan ei ole ottanut vastuuta: kuka ylläpitää assistenttia, saako se käsitellä arkaluonteisia tietoja ja miten se yhdistyy järjestelmiisi. Jos pilotti nostaa nämä kysymykset esiin, tekoälyneuvosto vastaa niihin ennen kuin käyttötapaus törmää niihin.
• Ilman käytännön oppimista ihmiset eivät koskaan opi käyttämään tekoälyä niin hyvin, että näkisivät, mihin se sopii heidän omassa työssään. Jos pilotin on tarkoitus kasvattaa tätä osaamista, sen tekee tekoälypaja, ja käyttötapaukset syntyvät sen tuloksena.

Kun polut kulkevat rinnakkain, mikään niistä ei odota muita. Tekoälypaja voi aloittaa avoimilla, julkisilla tiedoilla, kun tekoälyneuvosto vielä valmistelee tietä arkaluonteisempiin tietoihin, ja pajan löydöt siirtyvät suoraan siihen, mitä Pilotista tuotantoon -polku rakentaa.

Polkujen rinnalla Intric tarjoaa työkalupakin, jossa on työpajoja, PT-sessioita ja materiaaleja. Voit hyödyntää niitä aina, kun organisaatiosi tarvitsee.

Näin käyttötapaus etenee ideasta tuotantoon

Kaikki kolme polkua rakentuvat saman iteratiivisen syklin, assistentin elinkaaren, ympärille. Jokainen käyttötapaus kulkee neljän askeleen läpi. Kun sykli on valmis, nouset portaikossa seuraavalle portaalle ja toistat syklin korkeammalla tasolla.

1. Löydä käyttötapaukset — Kartoita prosessit ja tunnista, missä tekoäly tuo eniten hyötyä
2. Rakenna — Luo assistentti, joka on sovitettu omaan ympäristöösi ja tarpeisiisi
3. Testaa ja iteroi — Arvioi, kerää palautetta ja paranna
4. Levitä — Jaa assistentti kirjastossa, jotta muut voivat käyttää sitä ja saada siitä inspiraatiota

Tärkein periaate: aloita pienestä ja konkreettisesta. Organisaatiot, jotka yrittävät ratkaista kokonaisia prosesseja kerralla, juuttuvat poikkeuksetta. Pisimmälle pääsevät ne, jotka rakentavat järjestelmällisesti askel kerrallaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Aloita jostain pienestä ja konkreettisesta, älä kokonaisen prosessin uudistamisesta kerralla
• Juhli ensimmäisiä onnistumisia ja kerro niistä aktiivisesti johdolle
• Käytä jokaista tulosta perusteluna seuraavalle investoinnille

Strategiset tapaamiset

Polkujen rinnalla säännöllinen strateginen tapaaminen kokoaa yhteen projektin sponsorin tai omistajan, ylläpitoryhmän ja Intricin. Tapaamisväli on sinun päätettävissäsi, mutta Intric ehdottaa alkuun tapaamista kerran kuukaudessa tai joka toinen kuukausi. Tarkoitus on katsoa kokonaisuutta ja pysähtyä arvioimaan tilannetta:

• Millä portaalla olemme?
• Mikä toimii ja mikä ei?
• Mitkä ovat seuraavat prioriteetit?
• Mitä Intricin tuotekehityssuunnitelmassa on tulossa?

Sovit ensimmäisestä strategisesta tapaamisesta Intricin kanssa jo sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä.