Vad det innebär att vara Space-admin

Som Space-admin i Intric har du full kontroll över ett arbetsrum där du och ditt team kan samarbeta med hjälp av AI. Rollen ger dig betydande behörigheter att hantera innehåll och åtkomst, men innebär också viktiga ansvarsområden för att skydda känslig information.

Vad du kan göra som Space-admin

Åtkomst och användarhantering

Bjuda in och ta bort användare från ditt Space
Tilldela användarroller för att styra medlemmarnas behörigheter (Admin, Redigerare eller Visare)
Se alla medlemmar och deras nuvarande behörigheter

Inställningar och konfiguration

Aktivera eller inaktivera Insights för assistenter, vilket sparar användarinteraktioner och ger Space-redigerare och administratörer tillgång till den fullständiga historiken av användares frågor (utöver vad som loggas som standard)
Konfigurera meddelandelagringspolicyer för enskilda assistenter för att styra hur länge meddelanden lagras innan de raderas automatiskt
Hantera integrerade kunskapskällor kopplade till Space:ets kunskapsbas
Hantera filer och dokument uppladdade till Space:et
Konfigurera Space-inställningar inklusive namn, beskrivning och preferenser

Viktigt ansvar och risker

Tänk noga innan du bjuder in användare

När du bjuder in någon till ett Space får de åtkomst till:

Filer och dokument uppladdade till Kunskap
Assistentens prompt och eventuella bilagor
Insights-data (om aktiverat), vilket inkluderar den fullständiga historiken av alla användares frågor och konversationer med assistenter

Innan du bjuder in: Gå igenom befintligt innehåll och säkerställ att det är lämpligt för den nya medlemmen att ta del av. Bjud bara in användare med ett legitimt behov.

Känsliga data att tänka på

Var uppmärksam på vad som delas i ditt Space:

Personuppgifter (PII)
Konfidentiella affärsdata eller affärshemligheter
Säkerhetsuppgifter eller åtkomsttokens
Regulatoriskt skyddad information (GDPR m.m.)

Kom ihåg: När information väl har delats kan du inte kontrollera vad användare gör med den utanför plattformen. Att ta bort en användare raderar inte deras minne av vad de sett.

Inställningar som påverkar integritet

Insights: När det är aktiverat sparas användarinteraktioner med assistenter och görs synliga för Space-redigerare och administratörer. Det innebär både att ytterligare data samlas in utöver standardloggning och att enskilda användares aktivitet delas med andra medlemmar. Observera: Bara Space-admins kan aktivera och inaktivera den här inställningen.
Meddelandelagring: Konfigurera per assistent hur länge meddelanden lagras innan de raderas automatiskt. Kortare lagringstid minskar risken men kan påverka samarbete och möjligheten att referera till tidigare innehåll. Inställningen gäller enbart meddelanden, inte filer eller andra data.

Bästa praxis

Tillämpa minsta nödvändiga behörighet: Bjud bara in användare som behöver åtkomst och tilldela den lägsta rollen som krävs
Granska inställningar regelbundet: Kontrollera att inställningar för meddelandelagring och Insights stämmer överens med dina behov
Regelbunden åtkomstgranskning: Uppdatera din medlemslista med jämna mellanrum
Sätt tydliga riktlinjer: Kommunicera vad som får och inte får delas
Samordna med IT: Säkerställ att organisationens riktlinjer följs