Posso usare dati personali in un assistente?

Introduzione

🎯 Obiettivi di apprendimento

Capire quando e perché è corretto usare dati personali in un assistente IA
Conoscere le tre condizioni che devono essere soddisfatte prima di procedere
Capire cosa si intende per dati personali — e cosa rende alcuni dati particolarmente sensibili
Sapere chi è responsabile se qualcosa va storto

Tre condizioni

Sì, puoi usare dati personali in un assistente IA al lavoro — in molti casi è esattamente per questo che l’assistente è stato creato. Pensaci: gestisci già dati personali in email, sistemi di gestione dei casi, elaboratori di testo e fogli di calcolo ogni giorno. Gli assistenti IA non sono diversi in linea di principio.

Ma tre cose devono essere a posto:

L’assistente è approvato per il tipo di dati che stai trattando. Non tutti gli assistenti nell’ambiente Intric della tua organizzazione sono configurati allo stesso modo, e questo fa la differenza.
Il tuo utilizzo è proporzionato e finalizzato. Condividi solo ciò che il compito richiede effettivamente e usi l’assistente per lo scopo per cui è stato configurato.
Un essere umano rimane responsabile. L’IA può aiutarti a lavorare, ma tu — non l’IA — rimani responsabile delle decisioni che riguardano le persone.

Le policy della tua organizzazione vengono prima

Le policy e le linee guida interne della tua organizzazione vengono prima di tutto. Prima di qualsiasi altra cosa in questo corso, la cosa più importante da sapere è cosa ha deciso la tua organizzazione. Il tuo datore di lavoro ha — o sta sviluppando — linee guida interne che indicano specificatamente quali tipi di dati puoi inserire in Intric, quali assistenti sono approvati per quali scopi e quali autorizzazioni o passaggi sono richiesti. Questo corso ti fornisce il quadro generale, ma le policy della tua organizzazione sono il regolamento pratico che devi seguire. Se non sei sicuro che tali policy esistano o dove trovarle, chiedi al tuo responsabile, al reparto IT o al responsabile della protezione dei dati.

Cosa si intende per dati personali?

I dati personali sono qualsiasi informazione che può essere usata per identificare una persona fisica in vita — direttamente o indirettamente. Il concetto è più ampio di quanto molti pensino.

Esempi evidenti: nome, numero identificativo, indirizzo di casa, indirizzo email, numero di telefono
Esempi meno evidenti: un numero di fascicolo riconducibile a un individuo, una combinazione di età, comune e professione che rende una persona identificabile, una foto o una registrazione vocale

La quantità non conta. Condividere un singolo indirizzo email conta come trattamento di dati personali. Lo stesso vale per copiare una frase da un fascicolo che contiene il nome di una persona.

Dati di categoria speciale

Alcuni dati personali sono più sensibili degli altri e soggetti a regole più rigide. Questi includono:

Informazioni sanitarie e mediche
Opinioni politiche
Credenze religiose o filosofiche
Origine etnica o razziale
Appartenenza sindacale
Orientamento sessuale o identità di genere
Casellari giudiziari e reati
Dati biometrici utilizzati per identificare le persone

Puoi comunque lavorare con queste categorie usando l’IA, ma il livello richiesto è più alto. Se il tuo lavoro riguarda regolarmente queste categorie, presta particolare attenzione alle sezioni sulle restrizioni e su quando è richiesta una DPIA.

Chi è responsabile?

La tua organizzazione è responsabile del modo in cui i dati personali vengono gestiti in Intric — non tu come individuo. Prima di usare un assistente con dati personali, la tua organizzazione dovrebbe aver già definito le basi giuridiche, i contratti necessari con Intric e quali assistenti sono approvati per cosa. Questo è compito del reparto IT, del team legale o del responsabile della protezione dei dati. Il tuo compito è usare il sistema come previsto e seguire le regole che hanno stabilito.

Metti alla prova le tue conoscenze

4 domande · 100% per superarlo · Rivedi le risposte al termine