Voinko käyttää henkilötietoja assistentissa?

Johdanto

🎯 Oppimistavoitteet

Ymmärtää, milloin ja miksi henkilötietojen käyttö tekoälyassistentissa on sallittua
Tuntea kolme ehtoa, joiden on täytyttävä ennen kuin jatkat
Ymmärtää, mitä henkilötiedot ovat — ja mikä tekee joistakin tiedoista erityisen arkaluonteisia
Tietää, kuka on vastuussa, jos jotain menee pieleen

Kolme ehtoa

Kyllä, voit käyttää henkilötietoja tekoälyassistentissa töissä — monissa tapauksissa se on juuri se, mihin assistentti on tarkoitettu. Mieti asiaa näin: käsittelet jo henkilötietoja sähköposteissa, asiankäsittelyjärjestelmissä, tekstinkäsittelyssä ja taulukoissa joka päivä. Tekoälyassistentit eivät periaatteessa eroa näistä.

Mutta kolmen asian on oltava kunnossa:

Assistentti on hyväksytty käsittelemäsi datan tyypille. Kaikki organisaatiosi Intric-ympäristön assistentit eivät ole konfiguroitu samalla tavalla, ja sillä on merkitystä.
Käyttösi on oikeasuhtaista ja tarkoituksenmukaista. Jaat vain sen, mitä tehtävä todella vaatii, ja käytät assistenttia siihen tarkoitukseen, johon se on konfiguroitu.
Ihminen pysyy vastuussa. Tekoäly voi auttaa sinua työskentelemään, mutta sinä — et tekoäly — olet edelleen vastuussa ihmisiin vaikuttavista päätöksistä.

Organisaatiosi käytännöt ovat etusijalla

Organisaatiosi omat käytännöt ja ohjeet ovat etusijalla. Ennen kaikkea muuta tällä kurssilla tärkein asia on tietää, mitä organisaatiosi on päättänyt. Työnantajallasi on — tai on kehitteillä — sisäiset ohjeet, jotka kertovat tarkasti, minkä tyyppisiä tietoja saat syöttää Intriciin, mitkä assistentit on hyväksytty mihinkin tarkoituksiin ja mitä hyväksyntöjä tai toimenpiteitä vaaditaan. Tämä kurssi antaa sinulle yleisen viitekehyksen, mutta organisaatiosi käytännöt ovat käytännön sääntökirja, jota sinun tulee noudattaa. Jos et ole varma, onko tällaisia ohjeita olemassa tai mistä ne löytyvät — kysy esimieheltäsi, IT-osastolta tai tietosuojavastaavalta.

Mitä ovat henkilötiedot?

Henkilötiedot ovat kaikki tiedot, joita voidaan käyttää elävän henkilön tunnistamiseen — suoraan tai välillisesti. Tämä on laajempaa kuin monet ajattelevat.

Ilmeiset esimerkit: henkilön nimi, henkilötunnus, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Vähemmän ilmeiset esimerkit: asianumero, joka voidaan jäljittää henkilöön; iän, kunnan ja ammatin yhdistelmä, joka tekee henkilöstä tunnistettavan; valokuva tai äänite

Määrällä ei ole väliä. Yhden sähköpostiosoitteen jakaminen lasketaan henkilötietojen käsittelyksi. Samoin yhden lauseen kopioiminen asiakirjasta, joka sisältää henkilön nimen.

Erityiset henkilötietoryhmät

Osa henkilötiedoista on arkaluonteisempaa kuin muut, ja niihin sovelletaan tiukempia sääntöjä. Näihin kuuluvat:

Terveys- ja lääketieteelliset tiedot
Poliittiset mielipiteet
Uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset
Etninen tai rodullinen alkuperä
Ammattiliiton jäsenyys
Seksuaalinen suuntautuminen tai sukupuoli-identiteetti
Rikosrekisterit ja rikokset
Biometriset tiedot henkilöiden tunnistamiseen

Voit silti työskennellä näiden kategorioiden kanssa tekoälyn avulla, mutta rimaa on nostettu. Jos työsi liittyy säännöllisesti näihin kategorioihin — kiinnitä erityistä huomiota osioihin rajoituksista ja milloin DPIA vaaditaan.

Kuka on vastuussa?

Organisaatiosi on vastuussa siitä, miten henkilötietoja käsitellään Intricissä — ei sinä yksilönä. Ennen kuin käytät assistenttia henkilötietojen kanssa, organisaatiosi pitäisi jo olla selvittänyt oikeudelliset perusteet, tarvittavat sopimukset Intricin kanssa ja mitkä assistentit on hyväksytty mihin käyttöön. Se on IT-osaston, lakitiimin tai tietosuojavastaavan tehtävä. Sinun tehtäväsi on käyttää järjestelmää tarkoitetulla tavalla ja noudattaa heidän asettamiaan sääntöjä.

Testaa tietosi

4 kysymystä · 100 % oikein läpäistäksesi · Tarkista vastaukset lopussa