Gruppi di fatturazione

Più controllo sui costi e sull’utilizzo dell’AI

Con i gruppi di fatturazione organizzi gli utenti per reparto, area di attività o progetto e segui come si distribuisce l’utilizzo dell’AI tra i gruppi. Ogni consumo finisce sul centro di costo giusto, i limiti sono espliciti e il monitoraggio resta in capo a chi deve occuparsene.

Trovi i gruppi di fatturazione in Amministrazione → Fatturazione → Gruppi di fatturazione.

Perché esiste questa funzione

Quando l’uso dell’AI cresce in un’organizzazione, i costi devono restare leggibili nella forma che l’organizzazione ha davvero. Un totale unico per tutti risponde di rado a queste domande:

• quale reparto o unità sta usando l’AI
• come si distribuiscono i costi tra le diverse aree
• chi risponde del monitoraggio e del budget
• quando l’utilizzo si avvicina a un limite stabilito

Un gruppo di fatturazione funziona come centro di costo interno. Il consumo di ogni utente conta sul gruppo a cui appartiene. Chi non è stato inserito in un gruppo specifico conta sul gruppo Non assegnati dell’organizzazione, così nessun consumo resta non allocato.

Cosa puoi fare con i gruppi di fatturazione

Creare gruppi che rispecchiano l’organizzazione

Crea per esempio gruppi per:

• amministrazione e servizi generali
• servizio clienti
• IT e digitalizzazione
• un progetto o un programma specifico
• un’unità regionale o locale

Ogni utente può appartenere a un gruppo di fatturazione. Un gruppo utenti per i permessi e un gruppo di fatturazione per la ripartizione dei costi restano però due cose diverse: il primo governa l’accesso, il secondo il centro di costo su cui conta il consumo.

Assegnare gli utenti

Aggiungi gli utenti al gruppo di fatturazione corretto. Da quel momento il loro utilizzo dell’AI conta sui costi e sui limiti del gruppo. Se un utente non appartiene a nessun gruppo specifico, il consumo conta sul gruppo Non assegnati dell’organizzazione.

Nominare un admin del gruppo di fatturazione

L’admin di un gruppo di fatturazione risponde di un singolo gruppo invece che dell’intera organizzazione. Il ruolo gestisce i membri del gruppo, segue i costi e amministra i limiti e il credito extra.

Così deleghi la responsabilità operativa a un responsabile di reparto, a chi segue il bilancio o a un coordinatore AI locale, senza concedere a quella persona i permessi di amministratore sull’intera organizzazione.

Impostare limiti per utente

Un gruppo di fatturazione può avere limiti individuali per i suoi membri. Ne hai due:

• Limite soft – l’utente riceve un avviso quando l’utilizzo si avvicina al limite.
• Limite hard – l’utilizzo si blocca al raggiungimento del limite.

I limiti rendono i costi più prevedibili senza che nessuno debba controllare ogni utente a mano.

Concedere credito extra temporaneo

Se un utente ha bisogno di più spazio per un’attività circoscritta nel tempo, l’admin del gruppo può concedere credito extra a quel singolo utente. Non devi alzare il limite di tutto il gruppo.

Il credito extra vale per il periodo in corso; con il periodo successivo l’utente torna al limite del gruppo.

Seguire costi e utilizzo

Nella vista di fatturazione gli admin seguono costi e utilizzo dell’intera organizzazione e scompongono i dati per:

• gruppo di fatturazione
• utente
• Space
• assistente
• modello linguistico

Puoi anche scegliere il periodo ed esportare il riepilogo in CSV, oppure recuperare gli stessi dati via API per l’analisi e la fatturazione interna.

Da sapere

• I gruppi di fatturazione governano la ripartizione dei costi, non l’accesso agli Space o agli assistenti.
• Il consumo fuori da un gruppo specifico conta sul gruppo Non assegnati dell’organizzazione.
• L’admin di un gruppo di fatturazione raggiunge il proprio gruppo, non i dati di fatturazione di tutta l’organizzazione.
• Ogni utente vede il proprio utilizzo e quanto resta del proprio limite.
• Se un utente ha bisogno di più spazio, si rivolge all’admin del suo gruppo di fatturazione.

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