Faktureringsgrupper

Bättre kontroll över AI-kostnader och användning

Med faktureringsgrupper kan ni organisera användare efter avdelning, verksamhetsområde eller projekt – och följa upp hur AI-användningen fördelas mellan grupperna. Funktionen gör det enklare att koppla användning till rätt kostnadsställe, sätta tydliga gränser och ge rätt personer ansvar för uppföljningen.

Faktureringsgrupper finns under Administration → Fakturering → Faktureringsgrupper.

Varför finns funktionen?

När AI-användningen växer i en organisation behöver kostnaderna kunna följas upp på ett sätt som speglar hur verksamheten faktiskt är organiserad. En gemensam totalsiffra för hela organisationen räcker inte alltid för att förstå:

• vilken avdelning eller enhet som använder AI
• hur kostnaderna fördelas mellan olika verksamhetsdelar
• vem som ansvarar för uppföljning och budget
• när användningen börjar närma sig en fastställd gräns

Faktureringsgrupper fungerar som interna kostnadsställen. Varje användares förbrukning räknas mot den faktureringsgrupp som användaren tillhör. Användare som inte har placerats i en särskild grupp hamnar i organisationens standardgrupp, så att ingen användning blir oallokerad.

Vad kan ni göra med faktureringsgrupper?

Skapa grupper som passar organisationen

Skapa till exempel grupper för:

• Förvaltning och administration
• Kundservice
• IT och digitalisering
• Ett specifikt projekt eller program
• En regional eller lokal enhet

Varje användare kan tillhöra en faktureringsgrupp. En användargrupp för behörigheter och en faktureringsgrupp för kostnadsfördelning är däremot två olika saker: den ena styr åtkomst, den andra styr vilket kostnadsställe användningen räknas mot.

Tilldela användare

Lägg till användare i rätt faktureringsgrupp. Deras AI-användning räknas därefter mot gruppens kostnader och gränser. Om en användare inte tillhör någon särskild grupp räknas användningen mot organisationens standardgrupp.

Utse en faktureringsgruppsadmin

En faktureringsgruppsadmin får ansvar för en specifik grupp i stället för hela organisationen. Rollen kan bland annat hantera gruppens medlemmar, följa upp kostnader och administrera gruppens gränser och extra krediter.

Det gör det möjligt att delegera det operativa ansvaret till exempelvis en avdelningschef, ekonomiansvarig eller lokal AI-samordnare – utan att ge personen administratörsbehörighet för hela organisationen.

Sätt gränser per användare

Faktureringsgrupper kan ha individuella gränser för sina medlemmar. Ni kan använda:

• Mjuk gräns – användaren får en varning när användningen närmar sig gränsen.
• Hård gräns – användningen stoppas när gränsen nås.

Gränserna hjälper er att göra kostnaderna mer förutsägbara utan att behöva följa upp varje användare manuellt.

Ge tillfällig extra kredit

Om en användare behöver mer utrymme för en tidsbegränsad uppgift kan en faktureringsgruppsadmin ge extra kredit till just den användaren. På så sätt behöver ni inte höja gränsen för hela gruppen.

Den extra krediten gäller under den aktuella perioden och återställs när nästa period börjar.

Följ upp kostnader och användning

I faktureringsvyn kan administratörer följa kostnader och användning för hela organisationen och bryta ner informationen per:

• faktureringsgrupp
• användare
• Space
• assistent
• språkmodell

Ni kan även välja tidsperiod och exportera sammanställningen som CSV eller hämta informationen via API för vidare analys och intern fakturering.

Bra att känna till

• Faktureringsgrupper styr kostnadsfördelning – inte åtkomst till Spaces eller assistenter.
• Användning utan en särskild grupp räknas mot organisationens standardgrupp.
• En faktureringsgruppsadmin har åtkomst till sin egen grupp, inte till hela organisationens faktureringsinformation.
• Användare kan se sin egen användning och hur mycket av den egna gränsen som återstår.
• Om en användare behöver mer utrymme kontaktar personen sin faktureringsgruppsadmin.

Läs mer

Faktureringsgrupper

Läs mer

Din faktureringsgrupp

Läs mer