Bibliotek
Assistenter och skills från andra kommuner och organisationer, och integrationerna du kan koppla på. Importera det du behöver, eller dela ditt eget.
Fakturakontroll mot avtal
Ekonomi · Upphandling
Stämmer av inkommande fakturor mot avtalsvillkoren och flaggar avvikelser innan ni betalar fakturan.
- Vem den är till för
- Ekonomer · Upphandlare
- Uppgifter den hanterar
- Interna uppgifter
- Implementeringstid
- Dagar
- Anpassad integration
- Behövs inte
Problemet
Priser och villkor står i avtal och tjänstebeskrivningar, inte på fakturan. En avvikelse – fel pris, fel omfattning, arbete som aldrig utfördes – syns därför ofta först vid en revision, långt efter att pengarna har gått ut.
Att stämma av varje fakturarad mot avtalet för hand hinner ingen.
Så fungerar det
- Assistenten får avtalet, tjänstebeskrivningarna och fakturorna som ska kontrolleras.
- Ekonomen ber assistenten jämföra en viss faktura med avtalsvillkoren.
- Assistenten listar avvikelserna i pris, omfattning eller antal och anger vilken avtalsklausul varje avvikelse gäller.
- Ekonomen beslutar om betalningen. Assistenten pekar bara ut vad som behöver granskas.
Så är den uppsatt i Intric
Det här får Intric för att lösningen ska fungera: kunskapen den läser, integrationerna som kopplas på som de är och det som byggs mot era system.
Kunskap2
Laddas upp till assistenten, söks vid behov eller finns alltid med
- Gällande avtal och tjänstebeskrivningarAssistenten söker i dem när en faktura ska stämmas av.Kunskapskälla
- Fakturor att kontrolleraDen omgång fakturor som ekonomen granskar just nu.Bilaga
Färdiga integrationer2
Finns i Intric i dag, slås på i stället för att byggas
- SharePointHitta, bläddra bland och läs dokument på din organisations SharePoint-webbplatser i AI-konversationer – skrivskyddat och inom dina egna behörigheter.Färdig
- Outlook (delad brevlåda)Skrivskyddad läsning av en delad brevlåda: mappar, meddelanden, bilagor och fritextsökningFärdig
Anpassade integrationer2
Byggs tillsammans med er, för system som bara ni har
- EkonomisystemHämtar fakturorna direkt, så att ingen behöver ladda upp dem.Valfri
- AvtalsdatabasHåller de gällande avtalen aktuella utan manuell uppladdning.Valfri
Vad som krävs av er
Det er organisation bidrar med, beslutar om och lägger tid på – så att omfattningen är tydlig innan något sätts igång.
- Data och innehåll
- Era gällande avtal och tjänstebeskrivningar och fakturorna som ska kontrolleras, som PDF eller exportfiler – eller åtkomst till systemen om ni vill ha de valfria integrationerna.
- Beslut och godkännanden
- För grundversionen oftast inget utöver ert vanliga godkännande av en ny assistent. Integrationerna mot ekonomisystem och avtalsdatabas kräver IT:s godkännande, och beroende på vad ekonomisystemet innehåller avgör ert dataskyddsombud om en DPIA behövs.
- Er tid
- En ekonom eller upphandlare som tar fram avtalen och håller dem aktuella, ungefär en timme i veckan när assistenten väl är i drift.