Bibliotek
Assistenter och skills från andra kommuner och organisationer, och integrationerna du kan koppla på. Importera det du behöver, eller dela ditt eget.
Fördelning och beredning av ansökningar
Drift och teknisk service · Handläggning och administration
Klassificerar inkomna ansökningar, skickar dem till rätt handläggare och tar fram ett första beslutsunderlag.
- Vem den är till för
- Handläggare · Registratorer
- Uppgifter den hanterar
- Personuppgifter
- Implementeringstid
- 1–2 veckor
- Anpassad integration
- Behövs
Problemet
Alla inkomna ansökningar hamnar i samma kö, oavsett hur komplext ärendet är. Ett ärende som kunde avgöras på en dag blir liggande bakom ärenden som tar veckor, och registratorn måste läsa varje ansökan noga bara för att veta vem som ska handlägga den.
I en ärendetyp där flödet är kartlagt tar ett enkelt ärende ungefär en dag och ett komplext upp till tre veckor – men ingen ser skillnaden förrän någon har öppnat akten.
Så fungerar det
- Assistenten läser nya ansökningar i ärendesystemet och söker i arkivet med tidigare beslut.
- Assistenten klassificerar varje ny ansökan efter typ och komplexitet och ser till att den hamnar hos rätt handläggare.
- För enkla ärenden tar assistenten fram ett första beslutsunderlag utifrån liknande tidigare beslut.
- Handläggaren fattar och undertecknar varje beslut. Assistenten förbereder bara underlaget.
Så är den uppsatt i Intric
Det här får Intric för att lösningen ska fungera: kunskapen den läser, integrationerna som kopplas på som de är och det som byggs mot era system.
Kunskap2
Laddas upp till assistenten, söks vid behov eller finns alltid med
- Tidigare beslutAssistenten söker bland dem efter liknande ärenden.Kunskapskälla
- Regler för klassificering av ärendetyperAlltid inlästa, så att varje ansökan sorteras efter samma regler.Bilaga
Anpassade integrationer2
Byggs tillsammans med er, för system som bara ni har
- ÄrendesystemTar emot nya ansökningar och skriver tillbaka klassificeringen, så att handläggarna arbetar där de redan gör.Behövs
- BeslutsarkivGer assistenten åtkomst till tidigare beslut att använda som vägledning.Behövs
Vad som krävs av er
Det er organisation bidrar med, beslutar om och lägger tid på – så att omfattningen är tydlig innan något sätts igång.
- Data och innehåll
- Åtkomst till ärendesystemet och beslutsarkivet, som ni sätter upp tillsammans med er IT-avdelning.
- Beslut och godkännanden
- Godkännande från IT, medverkan från leverantören av ert ärendesystem och en DPIA, eftersom assistenten hanterar ärendeuppgifter om identifierbara personer. Ert dataskyddsombud leder det arbetet.
- Er tid
- En ansvarig för ärendehanteringen och en kontaktperson på IT under hela integrationsarbetet, i regel en till två veckor från start till drift. Därefter behöver någon äga klassificeringsreglerna.