Ekonomi och administration (2026-04-13)

Detta var den andra Intric Arena-träffen med fokus på ekonomi och administration. Syftet var att ge deltagare från olika kommuner och kommunala bolag möjlighet att nätverka, dela erfarenheter och få inspiration kring konkreta assistenter inom ekonomi- och administrationsområdet. Mötet innehöll presentationer av två färdiga assistenter samt diskussioner kring promptskrivning, språkmodeller och praktiska utmaningar.

Ämnen som diskuterades

Tjänsteutlåtande-assistent

En kulturförvaltning visade en assistent som hjälper till att skriva tjänsteutlåtanden för nämndärenden, specifikt remissvar och svar på politiska skrivelser. Assistenten guidar användaren steg-för-steg genom processen och genererar strukturerad text som sedan kan klistras in i kommunens malldokument. Särskild vikt lades vid att vara mycket tydlig i prompten med arbetsgången, precis som man skulle instruera en ny kollega.

Konteringsassistent och avtalsgranskare

En kommun demonstrerade två assistenter: en konteringsassistent som ger förslag på hur fakturor ska konteras, och en avtalsgranskare som bedömer avtal utifrån tre risknivåer. Konteringsassistenten är särskilt värdeful då cirka 100 personer i organisationen konterar fakturor, och assistenten kan minska tidsåtgången genom att ge direkta, koncisa konteringsförslag i tabellformat.

Andra assistentidéer

Deltagare delade idéer om assistenter för månadsrapporter, HR-frågor med lokala avtal, kosttillskottskontroll mot EU-lagstiftning, dataskyddsfrågor och styrdokument. Flera organisationer befinner sig i testfaser med ambassadörer och pilotgrupper.

Lärdomar och insikter

• Beskriv arbetsprocessen steg-för-steg: Var lika tydlig i prompten som du skulle varit mot en ny kollega eller praktikant – dela upp arbetet i konkreta steg och moment för bättre resultat
• Använd VERSALER för viktiga instruktioner: Skriver man ord eller meningar med versaler lyssnar språkmodellen bättre, som att “skrika” åt den om vad som är absolut nödvändigt (t.ex. “GISSA ALDRIG”)
• Börja enkelt – automatisera inte allt direkt: Det är fullt legitimt att assistenten hjälper till att generera innehåll som användaren sedan manuellt klistrar in i malldokument, istället för att försöka automatisera hela processen från start
• Välj språkmodell efter behov: Olika modeller ger olika resultat – vissa ger kortare och snabbare svar (GPT-4o), andra är bättre på verktyg och kunskap (Llama 4). Swedish Hosted passar när informationen ändå är publik
• Dela i assistentbiblioteket: Uppmuntran till alla att ladda upp sina assistenter i Intrics assistentbibliotek, även om de inte är helt färdigutvecklade – de kan inspirera andra
• Testa och iterera med riktiga användare: Låt målgruppen testa assistenten och ge feedback innan full utrullning, för att finjustera prompt och arbetssätt