Vad det innebär att vara Space-ägare
Som Space-ägare i Intric har du full kontroll över ett arbetsrum där du och ditt team kan samarbeta med hjälp av AI. Rollen ger dig betydande behörigheter att hantera innehåll och åtkomst, men innebär också viktiga ansvarsområden för att skydda känslig information.
Vad du kan göra som Space-ägare
Åtkomst och användarhantering
- Bjuda in och ta bort användare från ditt Space
- Tilldela användarroller för att styra medlemmarnas behörigheter
- Komma åt alla konversationer i Space:et, oavsett vem som skapade dem
- Se alla medlemmar och deras nuvarande behörigheter
Inställningar och konfiguration
- Konfigurera datalagringspolicyer för att styra hur länge konversationer och data lagras
- Aktivera eller inaktivera Insights för assistenter, vilket sparar och visar användarinteraktioner för andra Space-ägare och administratörer (utöver vad som loggas som standard)
- Hantera filer och dokument uppladdade till Space:et
- Konfigurera Space-inställningar inklusive namn, beskrivning och preferenser
- Hantera integrationer och anslutna verktyg
Viktigt ansvar och risker
Tänk noga innan du bjuder in användare
När du bjuder in någon till ett Space får de åtkomst till:
- Filer och dokument uppladdade till Kunskap
- Assistentens prompt och eventuella bilagor
- Insights-data (om aktiverat), vilket inkluderar andra användares konversationer med assistenter
Innan du bjuder in: Gå igenom befintligt innehåll och säkerställ att det är lämpligt för den nya medlemmen att ta del av. Bjud bara in användare med ett legitimt behov.
Känsliga data att tänka på
Var uppmärksam på vad som delas i ditt Space:
- Personuppgifter (PII)
- Konfidentiella affärsdata eller affärshemligheter
- Säkerhetsuppgifter eller åtkomsttokens
- Regulatoriskt skyddad information (GDPR m.m.)
Kom ihåg: När information väl har delats kan du inte kontrollera vad användare gör med den utanför plattformen. Att ta bort en användare raderar inte deras minne av vad de sett.
Inställningar som påverkar integritet
- Insights: När det är aktiverat sparas användarinteraktioner med assistenter och görs synliga för andra Space-ägare och administratörer. Det innebär både att ytterligare data samlas in utöver standardloggning och att enskilda användares aktivitet delas med andra medlemmar.
- Datalagring: Konfigurera hur länge konversationer och data lagras. Kortare lagringstid minskar risken men kan påverka samarbete och möjligheten att referera till tidigare innehåll.
Bästa praxis
- Tillämpa minsta nödvändiga behörighet: Bjud bara in användare som behöver åtkomst
- Granska inställningar regelbundet: Kontrollera att inställningar för datalagring och Insights stämmer överens med dina behov
- Regelbunden åtkomstgranskning: Uppdatera din medlemslista med jämna mellanrum
- Sätt tydliga riktlinjer: Kommunicera vad som får och inte får delas
- Samordna med IT: Säkerställ att organisationens riktlinjer följs
Få hjälp
Är du osäker på ditt ansvar eller om visst innehåll är lämpligt att dela? Kontakta din organisations IT-säkerhetsteam eller Intric support.