Datalagringspolicy för assistenter

Översikt

Med datalagringspolicyer kan du automatiskt radera konversationsdata efter en angiven period. Detta hjälper dig att skydda användarnas integritet, följa dataskyddsförordningar och säkerställa att personuppgifter inte lagras längre än nödvändigt.

När du anger en datalagringspolicy för en assistent raderas alla konversationer och tillhörande data automatiskt efter den konfigurerade tidsperioden.

Varför använda datalagringspolicyer

En datalagringspolicy hjälper dig att:

• Skydda användarnas integritet: Ta bort personuppgifter och känslig data som delats i konversationer automatiskt
• Följa regelkrav: Uppfylla GDPR, CCPA och andra dataskyddskrav som föreskriver begränsad datalagring
• Minimera dataexponering: Minska risken för dataintrång genom att endast lagra information så länge det behövs
• Bygga användarnas förtroende: Visa ditt engagemang för integritet genom tydliga rutiner för dataradering

Tillgängliga lagringsalternativ

När du skapar eller redigerar en assistent kan du välja bland följande lagringsperioder:

• Ingen automatisk radering: Konversationsdata behålls obegränsat tills den raderas manuellt
• 7 dagar: Konversationer raderas automatiskt efter en vecka
• 30 dagar: Konversationer raderas automatiskt efter en månad
• 365 dagar: Konversationer raderas automatiskt efter ett år
• Anpassat: Ange ett visst antal dagar som passar er organisations behov

Så sätter du en datalagringspolicy

För nya assistenter

1. Gå till sidan för att skapa assistent
2. Hitta avsnittet Datalagringspolicy
3. Välj önskad lagringsperiod i rullgardinsmenyn
4. Fyll i resten av assistentkonfigurationen
5. Spara assistenten

För befintliga assistenter

1. Gå till listan över assistenter
2. Välj den assistent du vill konfigurera
3. Klicka på Redigera eller Inställningar
4. Hitta avsnittet Datalagringspolicy
5. Välj önskad lagringsperiod
6. Spara ändringarna

Vad som händer när data raderas

När ett meddelande eller en plan är äldre än den konfigurerade lagringsperioden:

• Meddelandet raderas permanent
• Användarinput och assistentens svar i meddelandet tas bort
• Tillhörande metadata och länkade filer rensas
• Raderingen kan inte ångras

Obs: Meddelanden och planer raderas utifrån varje objekts skapandedatum. När ett meddelande är äldre än lagringsperioden tas det automatiskt bort. När en konversation inte har några meddelanden kvar tas även konversationsposten bort. Det innebär att äldre meddelanden i en konversation raderas först, och konversationen tas bort när den blir tom.

Övervaka assistentinteraktioner

Även med datalagringspolicyer på plats kan administratörer övervaka interaktioner med assistenter innan data raderas. Granskningsloggen ger en översikt över alla assistentaktiviteter, inklusive vem som använde vilka assistenter och när.

För mer om att spåra och granska assistentanvändning, se

Bästa praxis

• Bedöm era behov: Välj en lagringsperiod som balanserar integritetskrav med er verksamhets behov av dataåtkomst
• Informera användare: Meddela användare att deras konversationer raderas automatiskt efter en viss period
• Granska regelbundet: Granska datalagringspolicyerna periodiskt så att de fortfarande följer organisationens integritetsstandarder
• Tänk på regelkrav: Om er organisation verkar i flera jurisdiktioner, välj en lagringsperiod som uppfyller de strängaste kraven
• Dokumentera policyn: För dokumentation om varför ni valde vissa lagringsperioder för regelefterlevnad

Vanliga frågor

Kan jag återställa raderade konversationer? Nej. När konversationer har raderats enligt datalagringspolicyen kan de inte återställas.

Påverkar datalagringspolicyen alla användare? Ja. Datalagringspolicyen gäller alla konversationer med den specifika assistenten, oavsett vem som startade dem.

Kan olika assistenter ha olika lagringsperioder? Ja. Varje assistent kan ha en egen datalagringspolicy konfigurerad oberoende.

Vad händer om jag ändrar datalagringspolicyn? När du ändrar datalagringspolicyn kommer nästa automatiska städning att utvärdera alla befintliga meddelanden och planer utifrån den nya lagringsperioden och varje objekts skapandedatum. Meddelanden som faller utanför det nya lagringsfönstret raderas vid nästa städning.