Oppbevaringsregler for assistenter
Oversikt
Oppbevaringsregler lar deg automatisk slette samtaledata etter en angitt periode. Det hjelper deg med å beskytte brukernes personvern, overholde databeskyttelsesforskrifter og sikre at personopplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig.
Når du setter en oppbevaringsregel for en assistent, slettes alle samtaler og tilhørende data automatisk etter den konfigurerte tidsperioden.
Hvorfor bruke oppbevaringsregler
En oppbevaringsregel hjelper deg med å:
- Beskytte brukernes personvern: Fjerne personopplysninger og sensitive data delt i samtaler automatisk
- Overholde regelkrav: Oppfylle GDPR, CCPA og andre databeskyttelseskrav som påbyr begrenset datalagring
- Minimere dataeksponering: Redusere risikoen for databrudd ved å lagre informasjon kun så lenge det trengs
- Bygge brukernes tillit: Vise din forpliktelse til personvern gjennom tydelige rutiner for datasletting
Tilgjengelige oppbevaringsvalg
Når du oppretter eller redigerer en assistent, kan du velge blant følgende oppbevaringsperioder:
- Ingen automatisk sletting: Samtaledata beholdes ubegrenset inntil den slettes manuelt
- 7 dager: Samtaler slettes automatisk etter én uke
- 30 dager: Samtaler slettes automatisk etter én måned
- 365 dager: Samtaler slettes automatisk etter ett år
- Egendefinert: Sett et bestemt antall dager som passer organisasjonens krav
Slik setter du en oppbevaringsregel
For nye assistenter
- Gå til siden for å opprette assistent
- Finn avsnittet Oppbevaringsregler
- Velg ønsket oppbevaringsperiode i nedtrekksmenyen
- Fullfør resten av assistentkonfigurasjonen
- Lagre assistenten
For eksisterende assistenter
- Gå til listen over assistenter
- Velg assistenten du vil konfigurere
- Klikk Rediger eller Innstillinger
- Finn avsnittet Oppbevaringsregler
- Velg ønsket oppbevaringsperiode
- Lagre endringene
Hva skjer når data slettes
Når en melding eller plan er eldre enn den konfigurerte oppbevaringsperioden:
- Meldingen slettes permanent
- Brukerens input og assistentens svar i meldingen fjernes
- Tilhørende metadata og tilknyttede filer slettes
- Slettingen er irreversibel og kan ikke angres
Merk: Meldinger og planer slettes ut fra hver objekts opprettelsesdato. Når en melding er eldre enn oppbevaringsperioden, fjernes den automatisk. Når en samtale ikke har flere meldinger, fjernes også samtaleposten. Det betyr at eldre meldinger i en samtale slettes først, og samtalen fjernes når den blir tom.
Overvåke assistentinteraksjoner
Selv med oppbevaringsregler på plass kan administratorer overvåke interaksjoner med assistenter før data slettes. Revisjonsloggen gir en oversikt over alle assistentaktiviteter, inkludert hvem som brukte hvilke assistenter og når.
For mer om å spore og gjennomgå assistentbruk, se
Anbefalinger
- Vurder behovene: Velg en oppbevaringsperiode som balanserer personvernkrav med organisasjonens behov for dataåtkomst
- Informer brukere: Gi brukerne beskjed om at samtaler deres slettes automatisk etter en viss periode
- Gjennomgå jevnlig: Gjennomgå oppbevaringsreglene periodisk så de fortsatt følger organisasjonens personvernstandarder
- Tenk på regelkrav: Hvis organisasjonen opererer i flere jurisdiksjoner, velg en oppbevaringsperiode som oppfyller de strengeste kravene
- Dokumenter reglene: Før dokumentasjon om hvorfor dere valgte bestemte oppbevaringsperioder for compliance
Vanlige spørsmål
Kan jeg gjenopprette slettede samtaler? Nei. Når samtaler er slettet i henhold til oppbevaringsreglene, kan de ikke gjenopprettes.
Gjelder oppbevaringsregelen alle brukere? Ja. Oppbevaringsregelen gjelder alle samtaler med den aktuelle assistenten, uavhengig av hvem som startet dem.
Kan ulike assistenter ha ulike oppbevaringsperioder? Ja. Hver assistent kan ha sin egen oppbevaringsregel konfigurert uavhengig.
Hva skjer hvis jeg endrer oppbevaringsregelen? Når du endrer oppbevaringsregelen, vil neste automatiske opprydding vurdere alle eksisterende meldinger og planer ut fra den nye oppbevaringsperioden og hver objekts opprettelsesdato. Meldinger som faller utenfor det nye oppbevaringsvinduet slettes ved neste opprydding.