Cosa significa essere proprietario di uno Space
Come proprietario di uno Space in Intric, hai il pieno controllo su un’area di lavoro in cui tu e il tuo team potete collaborare usando l’AI. Questo ruolo ti conferisce permessi significativi per gestire contenuti e accessi, ma comporta anche importanti responsabilità per proteggere le informazioni sensibili.
Cosa puoi fare come proprietario di uno Space
Accesso e gestione degli utenti
- Invitare e rimuovere utenti dal tuo Space
- Assegnare ruoli agli utenti per controllare i permessi dei membri
- Accedere a tutte le conversazioni nello Space, indipendentemente da chi le ha create
- Visualizzare tutti i membri e i loro permessi attuali
Impostazioni e configurazione
- Configurare le policy di conservazione dei dati per controllare per quanto tempo vengono conservate le conversazioni e i dati
- Abilitare o disabilitare Insights per gli assistenti, che salva e mostra le interazioni degli utenti agli altri proprietari dello Space e agli admin (oltre a quanto già registrato di default)
- Gestire file e documenti caricati nello Space
- Configurare le impostazioni dello Space, inclusi nome, descrizione e preferenze
- Gestire le integrazioni e gli strumenti connessi
Responsabilità principali e rischi
Rifletti attentamente prima di invitare utenti
Quando inviti qualcuno in uno Space, quella persona ottiene accesso a:
- File e documenti caricati nella Knowledge
- Il prompt dell’assistente e gli eventuali allegati
- I dati di Insights (se abilitati), che includono le conversazioni di altri utenti con gli assistenti
Prima di invitare: Esamina i contenuti esistenti e assicurati che siano appropriati per il nuovo membro. Invita solo utenti che hanno un reale bisogno di accesso.
Considerazioni sui dati sensibili
Presta attenzione a ciò che viene condiviso nel tuo Space:
- Informazioni di identificazione personale (PII)
- Dati aziendali riservati o segreti commerciali
- Credenziali di sicurezza o token di accesso
- Informazioni protette dalla normativa (GDPR, ecc.)
Ricorda: Una volta condivise le informazioni, non puoi controllare cosa ne fanno gli utenti al di fuori della piattaforma. Rimuovere un utente non cancella la sua memoria di ciò che ha visto.
Impostazioni che influenzano la privacy
- Insights: Quando abilitato, le interazioni degli utenti con gli assistenti vengono salvate e rese visibili agli altri proprietari dello Space e agli admin. Questo raccoglie dati aggiuntivi rispetto alla registrazione standard e condivide l’attività dei singoli utenti con gli altri membri.
- Conservazione dei dati: Configura per quanto tempo vengono conservati le conversazioni e i dati. Una conservazione più breve riduce il rischio ma può influire sulla collaborazione e sulla consultazione dei contenuti precedenti.
Best practice
- Applica il principio del minimo privilegio: Invita solo gli utenti che hanno bisogno di accesso
- Rivedi le impostazioni regolarmente: Verifica che le impostazioni di conservazione dei dati e Insights siano allineate alle tue esigenze
- Revisioni periodiche degli accessi: Aggiorna periodicamente la lista dei membri
- Stabilisci linee guida chiare: Comunica cosa può e non può essere condiviso
- Coordina con l’IT: Assicura la conformità alle policy organizzative
Ottenere assistenza
Se non sei sicuro delle tue responsabilità o se determinati contenuti siano appropriati da condividere, contatta il team di sicurezza IT della tua organizzazione o il supporto Intric.