Policy di conservazione dati per gli assistenti
Panoramica
Le policy di conservazione dati consentono di eliminare automaticamente i dati delle conversazioni dopo un periodo specificato. Così puoi proteggere la privacy degli utenti, rispettare le normative sulla protezione dei dati e assicurarti che le informazioni personali non siano conservate più del necessario.
Quando imposti una policy di conservazione per un assistente, tutte le conversazioni e i dati associati vengono eliminati automaticamente dopo il periodo configurato.
Perché usare le policy di conservazione dati
Impostare una policy di conservazione dati ti aiuta a:
- Proteggere la privacy degli utenti: Rimuovere automaticamente informazioni personali e dati sensibili condivisi nelle conversazioni
- Rispettare le normative: Soddisfare GDPR, CCPA e altri requisiti di protezione dei dati che impongono una conservazione limitata
- Ridurre l’esposizione dei dati: Limitare il rischio di violazioni dei dati conservando le informazioni solo per il tempo necessario
- Costruire fiducia: Dimostrare il tuo impegno per la privacy con pratiche chiare di eliminazione dei dati
Opzioni di conservazione disponibili
Quando crei o modifichi un assistente, puoi scegliere tra i seguenti periodi di conservazione:
- Nessuna eliminazione automatica: I dati delle conversazioni sono conservati a tempo indeterminato fino all’eliminazione manuale
- 7 giorni: Le conversazioni vengono eliminate automaticamente dopo una settimana
- 30 giorni: Le conversazioni vengono eliminate automaticamente dopo un mese
- 365 giorni: Le conversazioni vengono eliminate automaticamente dopo un anno
- Personalizzato: Imposta un numero di giorni specifico in base alle esigenze della tua organizzazione
Come impostare una policy di conservazione dati
Per nuovi assistenti
- Vai alla pagina di creazione dell’assistente
- Individua la sezione Policy di conservazione dati
- Seleziona il periodo di conservazione preferito dal menu a discesa
- Completa il resto della configurazione dell’assistente
- Salva l’assistente
Per assistenti esistenti
- Vai all’elenco degli assistenti
- Seleziona l’assistente da configurare
- Clicca Modifica o Impostazioni
- Individua la sezione Policy di conservazione dati
- Scegli il periodo di conservazione desiderato
- Salva le modifiche
Cosa succede quando i dati vengono eliminati
Quando un messaggio o un piano è più vecchio del periodo di conservazione configurato:
- Il messaggio viene eliminato in modo permanente
- Gli input dell’utente e le risposte dell’assistente in quel messaggio vengono rimossi
- I metadati associati e i file collegati vengono cancellati
- L’eliminazione è irreversibile
Nota: Messaggi e piani sono eliminati in base alla data di creazione di ogni elemento. Quando un messaggio supera il periodo di conservazione, viene rimosso automaticamente. Quando una conversazione non ha più messaggi, viene eliminato anche il record della conversazione. Prima vengono quindi eliminati i messaggi più vecchi e la conversazione viene rimossa quando è vuota.
Monitorare le interazioni con gli assistenti
Anche con le policy di conservazione attive, gli amministratori possono monitorare le interazioni con gli assistenti prima dell’eliminazione dei dati. Il registro di controllo (Audit log) offre una vista completa di tutte le attività degli assistenti, incluso chi ha usato quali assistenti e quando.
Per saperne di più sul tracciamento e la revisione dell’uso degli assistenti, consulta
Best practice
- Valuta le tue esigenze: Scegli un periodo di conservazione che bilanci privacy e necessità di accesso ai dati
- Informa gli utenti: Comunica che le conversazioni verranno eliminate automaticamente dopo un certo periodo
- Rivedi periodicamente: Controlla le policy di conservazione per assicurarti che siano ancora allineate agli standard della tua organizzazione
- Considera le normative: Se la tua organizzazione opera in più paesi, scegli un periodo che soddisfi i requisiti più rigorosi
- Documenta la policy: Conserva traccia delle motivazioni delle scelte di conservazione per la compliance
Domande frequenti
Posso recuperare le conversazioni eliminate? No. Una volta eliminate dalla policy di conservazione, le conversazioni non possono essere recuperate.
La policy di conservazione vale per tutti gli utenti? Sì. La policy si applica a tutte le conversazioni con quell’assistente, indipendentemente da chi le ha avviate.
Assistenti diversi possono avere periodi di conservazione diversi? Sì. Ogni assistente può avere una propria policy di conservazione configurata in modo indipendente.
Cosa succede se modifico la policy di conservazione? Quando modifichi la policy, la prossima pulizia automatica rivaluterà tutti i messaggi e i piani esistenti in base al nuovo periodo e alla data di creazione di ogni elemento. I messaggi fuori dal nuovo intervallo verranno eliminati nella successiva esecuzione.