Mitä Space-omistajana oleminen tarkoittaa
Intricin Space-omistajana sinulla on täysi hallinta työtilasta, jossa sinä ja tiimisi voitte tehdä yhteistyötä tekoälyn avulla. Rooli antaa sinulle laajat oikeudet sisällön ja käyttöoikeuksien hallintaan, mutta tuo mukanaan myös tärkeitä vastuita arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
Mitä voit tehdä Space-omistajana
Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta
- Kutsu ja poista käyttäjiä Spacestasi
- Määritä käyttäjäroolit jäsenten oikeuksien hallitsemiseksi
- Pääse kaikkiin keskusteluihin Spacessa riippumatta siitä, kuka ne on luonut
- Tarkastele kaikkia jäseniä ja heidän nykyisiä oikeuksiaan
Asetukset ja konfigurointi
- Määritä tietojen säilytyskäytännöt hallitsemaan, kuinka kauan keskusteluja ja tietoja säilytetään
- Ota käyttöön tai poista käytöstä Insights assistenteille – tämä tallentaa ja näyttää käyttäjien vuorovaikutukset muille Space-omistajille ja järjestelmänvalvojille (oletuslokkauksen lisäksi)
- Hallitse tiedostoja ja dokumentteja, jotka on ladattu Spaceen
- Määritä Space-asetukset, mukaan lukien nimi, kuvaus ja asetukset
- Hallitse integraatioita ja yhdistettyjä työkaluja
Tärkeät vastuut ja riskit
Harkitse tarkasti ennen käyttäjien kutsumista
Kun kutsut jonkun Spaceen, hän saa pääsyn seuraaviin:
- Tietoon ladattuihin tiedostoihin ja dokumentteihin
- Assistentin promptiin ja liitteisiin
- Insights-tietoihin (jos käytössä), jotka sisältävät muiden käyttäjien keskustelut assistenttien kanssa
Ennen kutsumista: Tarkista olemassa oleva sisältö ja varmista, että se sopii uudelle jäsenelle. Kutsu vain käyttäjiä, joilla on perusteltu tarve.
Arkaluonteisten tietojen huomioiminen
Ole tarkkaavainen sen suhteen, mitä Spacessasi jaetaan:
- Henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot (PII)
- Luottamukselliset liiketoimintatiedot tai liikesalaisuudet
- Turvallisuustunnistetiedot tai käyttöoikeustunnukset
- Sääntelyllisesti suojatut tiedot (GDPR jne.)
Muista: Kun tietoja on jaettu, et voi hallita, mitä käyttäjät tekevät niillä alustan ulkopuolella. Käyttäjän poistaminen ei poista hänen muistiaan näkemästään.
Tietosuojaan vaikuttavat asetukset
- Insights: Kun tämä on käytössä, käyttäjien vuorovaikutukset assistenttien kanssa tallennetaan ja tehdään näkyviksi muille Space-omistajille ja järjestelmänvalvojille. Tämä sekä kerää lisätietoja oletuslokkauksen lisäksi että jakaa yksittäisten käyttäjien toiminnan muiden jäsenten kanssa.
- Tietojen säilytys: Määritä, kuinka kauan keskusteluja ja tietoja säilytetään. Lyhyempi säilytysaika vähentää riskiä, mutta voi vaikuttaa yhteistyöhön ja aiempien tietojen hyödyntämiseen.
Parhaat käytännöt
- Sovella vähimmäisoikeusperiaatetta: Kutsu vain käyttäjiä, jotka tarvitsevat pääsyn
- Tarkista asetukset säännöllisesti: Varmista, että tietojen säilytys- ja Insights-asetukset vastaavat tarpeitasi
- Säännölliset käyttöoikeusarvioinnit: Päivitä jäsenluettelosi säännöllisesti
- Aseta selkeät ohjeet: Kerro, mitä voi ja mitä ei voi jakaa
- Koordinoi IT:n kanssa: Varmista organisaatiosi käytäntöjen noudattaminen
Avun saaminen
Jos olet epävarma vastuistasi tai siitä, sopiiko tietty sisältö jaettavaksi, ota yhteyttä organisaatiosi tietoturva-tiimiin tai Intricin tukeen.