Tietojen säilytyskäytäntö avustajille
Yleiskatsaus
Tietojen säilytyskäytännöt mahdollistavat keskustelutietojen automaattisen poiston määritetyn ajan kuluttua. Näin suojaat käyttäjien yksityisyyttä, noudatat tietosuojasäädöksiä ja varmistat, että henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin tarpeen.
Kun asetat säilytyskäytännön avustajalle, kaikki keskustelut ja niihin liittyvät tiedot poistetaan automaattisesti asetetun ajanjakson kuluttua.
Miksi käyttää säilytyskäytäntöjä
Säilytyskäytännön asettaminen auttaa sinua:
- Suojaamaan käyttäjäyksityisyyttä: Poistamaan automaattisesti keskusteluissa jaetut henkilötiedot ja arkaluonteiset tiedot
- Noudattamaan säädöksiä: Täyttämään GDPR-, CCPA- ja muut tietosuojavaatimukset, jotka rajoittavat tietojen säilytystä
- Vähentämään tietojen altistumista: Vähentämään tietomurtojen riskiä säilyttämällä tietoja vain tarpeen mukaan
- Rakentamaan luottamusta: Näyttämään sitoutumisesi yksityisyyteen selkeillä tietojen poistokäytännöillä
Käytettävissä olevat säilytysvaihtoehdot
Luodessasi tai muokatessasi avustajaa voit valita seuraavista säilytysajoista:
- Ei automaattista poistoa: Keskustelutietoja säilytetään toistaiseksi, kunnes ne poistetaan manuaalisesti
- 7 päivää: Keskustelut poistetaan automaattisesti viikon kuluttua
- 30 päivää: Keskustelut poistetaan automaattisesti kuukauden kuluttua
- 365 päivää: Keskustelut poistetaan automaattisesti vuoden kuluttua
- Mukautettu: Aseta organisaatiosi tarpeisiin sopiva päivämäärä
Säilytyskäytännön asettaminen
Uusille avustajille
- Siirry avustajan luontisivulle
- Etsi Tietojen säilytyskäytäntö -osio
- Valitse haluamasi säilytysaika pudotusvalikosta
- Täydennä avustajan muut asetukset
- Tallenna avustaja
Olemassa oleville avustajille
- Siirry avustajaluetteloon
- Valitse konfiguroitava avustaja
- Napsauta Muokkaa tai Asetukset
- Etsi Tietojen säilytyskäytäntö -osio
- Valitse haluamasi säilytysaika
- Tallenna muutokset
Mitä tapahtuu, kun tietoja poistetaan
Kun viesti tai suunnitelma on säilytysajan vanhempi:
- Viesti poistetaan pysyvästi
- Käyttäjän syötteet ja avustajan vastaukset viestissä poistetaan
- Liittyvät metatiedot ja linkitetyt tiedostot tyhjennetään
- Poisto on peruuttamaton
Huom.: Viestit ja suunnitelmat poistetaan kunkin kohteen luontipäivän perusteella. Kun viesti on säilytysajan vanhempi, se poistetaan automaattisesti. Kun keskustelussa ei ole viestejä jäljellä, keskustelutietue poistetaan myös. Vanhat viestit poistetaan siis ensin, ja keskustelu poistetaan, kun se on tyhjä.
Avustajien käytön seuranta
Säilytyskäytännöistä huolimatta ylläpitäjät voivat seurata avustajien käyttöä ennen tietojen poistoa. Tarkastusloki tarjoaa kattavan näkymän kaikista avustajaaktiviteeteista, mukaan lukien kuka käytti mitäkin avustajaa ja milloin.
Lisätietoja avustajien käytön seurannasta ja tarkastelusta:
Best practice -suositukset
- Arvioi tarpeet: Valitse säilytysaika, joka tasapainottaa yksityisyysvaatimukset ja tietojen käyttötarpeet
- Informoi käyttäjiä: Kerro käyttäjille, että heidän keskustelunsa poistetaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua
- Tarkasta säännöllisesti: Arvioi säilytyskäytäntöjä ajoittain varmistaaksesi, että ne vastaavat edelleen organisaatiosi yksityisyysstandardeja
- Huomioi säädökset: Jos organisaatiosi toimii useissa lainkäyttöalueissa, valitse säilytysaika, joka täyttää tiukimmat vaatimukset
- Dokumentoi käytäntö: Pidä kirjaa siitä, miksi valitsit tietyt säilytysajat yhteensopivuustarkoituksessa
Usein kysytyt kysymykset
Voinko palauttaa poistettuja keskusteluja? Ei. Säilytyskäytännön poistamia keskusteluja ei voi palauttaa.
Koskeeko säilytyskäytäntö kaikkia käyttäjiä? Kyllä. Säilytyskäytäntö koskee kaikkia kyseisen avustajan keskusteluja riippumatta siitä, kuka ne aloitti.
Voivatko eri avustajat olla eri säilytysaikoja? Kyllä. Jokaisella avustajalla voi olla oma säilytyskäytäntönsä.
Mitä tapahtuu, jos muutan säilytyskäytäntöä? Kun muutat säilytyskäytäntöä, seuraava automaattinen siivous arvioi kaikki olemassa olevat viestit ja suunnitelmat uuden säilytysajan ja kunkin kohteen luontipäivän perusteella. Uuden säilytysikkunan ulkopuolelle jäävät viestit poistetaan seuraavassa siivouksessa.