Aufbewahrungsrichtlinie für Assistenten
Überblick
Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen die automatische Löschung von Konversationsdaten nach einem festgelegten Zeitraum. So schützen Sie die Privatsphäre der Nutzer, erfüllen Datenschutzvorschriften und stellen sicher, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden.
Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für einen Assistenten festlegen, werden alle Konversationen und zugehörigen Daten nach dem konfigurierten Zeitraum automatisch gelöscht.
Warum Aufbewahrungsrichtlinien nutzen
Eine Aufbewahrungsrichtlinie hilft Ihnen:
- Privatsphäre schützen: Personenbezogene und sensible Daten aus Konversationen automatisch entfernen
- Vorschriften einhalten: GDPR, CCPA und andere Anforderungen an begrenzte Datenspeicherung erfüllen
- Datenexposition minimieren: Das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern, indem Sie Daten nur so lange speichern wie nötig
- Vertrauen schaffen: Ihr Engagement für den Datenschutz durch klare Löschpraktiken zeigen
Verfügbare Aufbewahrungsoptionen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Assistenten können Sie folgende Aufbewahrungszeiträume wählen:
- Keine automatische Löschung: Konversationsdaten werden unbegrenzt gespeichert, bis sie manuell gelöscht werden
- 7 Tage: Konversationen werden nach einer Woche automatisch gelöscht
- 30 Tage: Konversationen werden nach einem Monat automatisch gelöscht
- 365 Tage: Konversationen werden nach einem Jahr automatisch gelöscht
- Benutzerdefiniert: Legen Sie eine bestimmte Anzahl von Tagen fest, die zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt
Aufbewahrungsrichtlinie einrichten
Für neue Assistenten
- Gehen Sie zur Seite zur Erstellung eines Assistenten
- Suchen Sie den Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinie
- Wählen Sie den gewünschten Aufbewahrungszeitraum im Dropdown-Menü
- Vervollständigen Sie die übrige Assistentenkonfiguration
- Speichern Sie den Assistenten
Für bestehende Assistenten
- Gehen Sie zu Ihrer Assistentenliste
- Wählen Sie den Assistenten, den Sie konfigurieren möchten
- Klicken Sie auf Bearbeiten oder Einstellungen
- Suchen Sie den Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinie
- Wählen Sie den gewünschten Aufbewahrungszeitraum
- Speichern Sie die Änderungen
Was beim Löschen passiert
Wenn eine Nachricht oder ein Plan älter ist als der konfigurierte Aufbewahrungszeitraum:
- Die Nachricht wird dauerhaft gelöscht
- Nutzereingaben und Assistentenantworten in dieser Nachricht werden entfernt
- Zugehörige Metadaten und verlinkte Dateien werden gelöscht
- Die Löschung ist unwiderruflich
Hinweis: Nachrichten und Pläne werden anhand des Erstellungsdatums jedes Elements gelöscht. Ist eine Nachricht älter als der Aufbewahrungszeitraum, wird sie automatisch entfernt. Sobald eine Konversation keine Nachrichten mehr enthält, wird auch der Konversationseintrag entfernt. Zuerst werden also ältere Nachrichten in einer Konversation gelöscht, und die Konversation wird entfernt, wenn sie leer ist.
Assistenteninteraktionen überwachen
Auch mit Aufbewahrungsrichtlinien können Admins Interaktionen mit Assistenten überwachen, bevor Daten gelöscht werden. Das Audit-Log bietet eine Übersicht über alle Assistentenaktivitäten, einschließlich wer welche Assistenten wann genutzt hat.
Mehr zum Nachverfolgen und Überprüfen der Assistentennutzung finden Sie unter
Empfohlene Vorgehensweise
- Bedarf prüfen: Wählen Sie einen Aufbewahrungszeitraum, der Datenschutzanforderungen und Ihren Bedarf an Datenzugriff in Einklang bringt
- Nutzer informieren: Informieren Sie Nutzer, dass ihre Konversationen nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden
- Regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie Aufbewahrungsrichtlinien regelmäßig, damit sie weiter zu den Datenschutzstandards Ihrer Organisation passen
- Vorschriften beachten: Wenn Ihre Organisation in mehreren Rechtsräumen tätig ist, wählen Sie einen Aufbewahrungszeitraum, der die strengsten Anforderungen erfüllt
- Richtlinie dokumentieren: Halten Sie fest, warum Sie bestimmte Aufbewahrungszeiträume gewählt haben (z. B. für Compliance)
Häufige Fragen
Kann ich gelöschte Konversationen wiederherstellen? Nein. Nach Löschung durch die Aufbewahrungsrichtlinie können Konversationen nicht wiederhergestellt werden.
Gilt die Aufbewahrungsrichtlinie für alle Nutzer? Ja. Die Aufbewahrungsrichtlinie gilt für alle Konversationen mit diesem Assistenten, unabhängig davon, wer sie begonnen hat.
Können verschiedene Assistenten verschiedene Aufbewahrungszeiträume haben? Ja. Jeder Assistent kann eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie haben.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsrichtlinie ändere? Bei einer Änderung der Aufbewahrungsrichtlinie wertet der nächste automatische Bereinigungslauf alle bestehenden Nachrichten und Pläne anhand des neuen Aufbewahrungszeitraums und des Erstellungsdatums jedes Elements aus. Nachrichten außerhalb des neuen Zeitfensters werden beim nächsten Lauf gelöscht.